Geschichte

In dem am 28. Juni 1919 unterzeichneten Vertrag von Versailles wurden auch Forderungen bezüglich der Archive ausgesprochen:
"Die deutsche Regierung hat der belgischen Regierung unverzüglich die Archive, Register, Pläne, Urkunden und Schriftstücke aller Art betreffend die Zivil-, Militär-, Finanz-, Justiz- und sonstige Verwaltung des unter die Souveränität Belgiens tretenden Gebietes zu übermitteln.
Desgleichen hat die deutsche Regierung die im Laufe des Krieges von den deutschen Behörden aus den belgischen öffentlichen Verwaltungsstellen, namentlich aus dem Ministerium der auswärtigen Angelegenheiten zu Brüssel, entnommenen Archive und Urkunden aller Art der belgischen Regierung zurückzustellen (Art. 38)". (5)
Ein Dekret des General-Leutnants Baltia vom 13. Oktober 1921, das am 1. Januar 1922 in Kraft trat, verfügte die Aufhebung der deutschen Gemeindegesetzgebung vom 23. Juli 1845, 15. Mai 1856, 30. Mai 1887 und 1. Juni 1887 (Art. 1) und beschloss weiterhin, dass "das belgische Gemeindegesetz vom 30. März 1836-30. Dezember 1887, sowie die belgischen Gesetze vom 30. Juli 1903, 17. August 1920, 20. Februar, 27. August und 18. Oktober 1921 (...) im ganzen Gebiete des Gouvernements Eupen-Malmedy" zur Anwendung gelangen sollten (Art. 2). (6)
Aus der holländischen Verwaltungsperiode stammt ein Gesetzestext, der auch im 1830 gegründeten Königreich Belgien Anwendung fand (Lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique). Dieser Königliche Erlass von 1825 behandelte das Archiv im Kapitel über den Gemeindesekretär:
"La conservation des archives de la commune, qui devront toujours se trouver dans la maison communale ou dans la salle du conseil, est particulièrement recommandée au secrétaire, qui en est spécialement responsable. En cas de décès, ou si sa place devient vacante par suite d'autres motifs, les pièces appartenant aux archives ou au secrétariat de la commune passent immédiatement entre les mains du bourgmestre, ou de celui qui le remplace, pour qu'il les conserve et en fasse ensuite la remise sous inventaire au secrétaire qui sera nommé". (7)
Weiterhin bestimmte dieser Erlass, dass der Sekretär die Inspektion des Gemeindearchivs oder der Akten des Sekretariats durch Dritte nur nach erfolgter Benachrichtigung und Genehmigung seitens des Bürgermeisters und des Kollegiums erlauben dürfe (Art. 101). Zudem verpflichtete die Eidesformel den Sekretär bei dessen Amtsantritt, eine sorgfältige Aufbewahrung der Archive, Register und sonstigen Dokumente des Gemeindesekretariats zu gewährleisten (Art. 102).
Das belgische Gemeindegesetz von 1836 behandelte den Archivbereich nur sehr allgemein. Es beauftragte das Bürgermeister- und Schöffenkollegium, die Archivalien in gutem Zustand aufzubewahren und ein Inventar in doppelter Ausführung zu erstellen:

Dem Bürgermeister- und Schöffen-Kollegium obliegt die Aufbewahrung der Archive, der Urkunden und der Standesamtsregister, sowie der Charten und sonstiger alter Dokumente der Gemeinde; es stellt ferner Inventare in doppelter Aus-fertigung aus und hat den Verkauf oder die Entwendung irgendwelcher hinterlegten Urkunden zu verhindern.
In den Arrondissementskommissaren unterstellten Gemeinden wird eine Ausfertigung dieser Inventare der Provinzialverwaltung übersandt.
(Art. 100); Le Collège des Bourgmestre et Echevins veille à la garde des archives, des titres et des registres de l'état-civil; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu'aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt.
Dans les communes placées sous la surveillance des commissaires d'arrondissement, expédition de ces inventaires est adressée à l'Administration provinciale.
(Art. 100)

Weiterhin beauftragte das Gemeindegesetz von 1836 das Bürgermeister- und Schöffenkollegium mit der Führung der Standesamtsregister (Art. 93), regelte das Einsichtrecht der Bürger und Gemeinderatsmitglieder in Gemeinderatsbeschlüsse (Art. 69), beauftragte den Sekretär "mit der Abfassung der Protokolle und mit der Eintragung aller Beschlüsse" in entsprechende Register (Art. 112) und beauftragte den Gemeinderat im Falle von Begrenzungen mit der Regelung dessen, "was die Schulden und Archive anbelangt" (Art. 151).
Bereits am 19. Februar 1923 erging ein Rundschreiben des Gouvernements Eupen-Malmedy an die Gemeindeverwaltungen, worin diese auf die einzuhaltende "peinliche Ordnung in den Buros" (sic!) hingewiesen wurden. Außerdem sollten "die Acten sauber und practich classiert" (sic!) werden, "denn dieses ist für eine gute und prompte Erledigung der Geschaften unbedingt erforderlich" (sic!). Es wurde den Sekretären empfohlen, die "Classification der Akten nachzusehen, sie nach Möglichkeit zu verbessern und diese Classification einzurichten dort, wo sie nicht existiert. Hierbei kann man die Initiative und der practiste Sinn eines Secretaire prüfen" (sic!). (8)
Der Bezirkskommissar von Eupen-Malmedy erinnerte die Gemeindeverwaltungen 1924 an den Absatz 2 des Artikels 100 des Gemeindegesetzes und bat sie, "da, wo noch nicht geschehen, unter Beachten des vorerwähnten Artikels das vorgeschriebene Inventar sofort aufzustellen und (...) übersenden zu wollen". (9)
Ein ministerielles Rundschreiben vom 11. Mai 1925 empfahl den Gemeinden, jene Akten in die Staatsarchive zu überführen, die aus der Zeit vor 1830 stammen. Auf diese Art und Weise könnten diese alten Archivalien sachgerecht aufbewahrt, geordnet und inventarisiert und somit für die Forschung zugänglich gemacht werden. Eine ähnliche Empfehlung wurde am 7. April 1927 in Bezug auf die Kirchenregister erlassen.
Verschiedene Verordnungen der dreißiger Jahre betrafen Sicherheitsmaßnahmen, die durch die Gemeinden zu ergreifen waren, damit die Verwaltungsakten und Kirchenregister im Kriegsfall, bei Gebietsräumungen, bei Luftangriffen und bei Transporten nicht beschädigt oder gar zerstört werden. So schrieb der Lütticher Provinzgouverneur den Gemeinden:
"Ich erinnere alle Ortsbehörden und öffentliche Dienststellen daran, dass die Staatsarchiven bei den heutigen Zeiten der sicherste Ort sind, wo diese alten Urkunden aufbewahrt werden können. Die Versendung der Archiven könnte, solange der Transport auf dem Landwege oder mit der Bahn nicht allzu sehr behindert ist, noch gut vonstatten gehen. Im allgemeinen Interesse und besonders im Interesse der Gemeinden ist es erforderlich, dass die Archiven gut aufgehoben werden; sie dürfen unter keinem Vorwand verbrannt werden" (sic!). (10)
Vor diesem historischen und legislativen Hintergrund ist auch der Archivbestand der Gemeinde Büllingen entstanden.
Die verheerenden Kriegswirren 1940-1945 in der belgischen Nordeifel hatten folgenschwere Konsequenzen für das Archivgut. Die sog. Ardennenoffensive zerstörte auch einen Teil des Archivs der Gemeinde Büllingen. Nach dem Krieg lagerten die Archivalien - verteilt auf veschiedene Kellerräume im Rathaus der Gemeinde Büllingen (Hauptstr. 240).
Im Rahmen der gesetzlich festgelegten Aufsichtspflicht der Staatsarchive über die kommunalen Archive, nahm der Dienstleiter des Eupener Staatsarchivs, Prof. Dr. Alfred Minke am 13. Dezember 1990 eine Inspektion der Archivalien auf dem Dachboden und in den Kellerräumen des Gemeindehauses vor. (11)
Der Förderverein des Archivwesens in der Deutschsprachigen Gemeinschaft arbeitete in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv Eupen und der Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft ein zeitlich befristetes Projekt aus zur Sicherung und Ordnung der Stadt- und Gemeindearchive in der DG. Die Hauptaufgaben im Rahmen des Projektes waren die systematische Erfassung des zur Archivierung abgelegten Archivgutes in entsprechenden Inventaren und die Überprüfung der Aktenführung mit dem Ziel die Bereitstellung des Archivgutes für die praktische Nutzung durch die Verwaltung bzw. durch historisch interessierte Bürger. Die Durchsicht der Aktenbestände des Gemeindearchivs Büllingen zwecks Ordnung und Sicherung der Archivalien erstreckte sich auf den Zeitraum vom 1. Dezember 1997 bis zum 20. Mai 1998.