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Les archives classées dans ce présent inventaire ont trait au fonctionnement et aux activités des administrations communales de Godinne et de Mont entre 1866 et 1976, pour l'une, et entre 1866 et 1964, pour l'autre, avec quelques pièces dressées en 1977, c'est-à-dire après la fusion des communes.
Procédons par grandes séries d'archives :
Registres aux délibérations
On appelle Collège communal (ou Collège des bourgmestre et échevins, ou Collège échevinal ou Conseil échevinal) la réunion des bourgmestre et échevins chargés de l'administration de chaque commune. Le bourgmestre et les échevins, agissant ensemble et indivisément, procèdent par voie de délibération. Ils constituent un corps délibérant du pouvoir exécutif et non pas un pouvoir délibérant législatif, tel que l'est le Conseil communal. Les actes émanés des délibérations du Collège ne font généralement qu'administrer, exécuter ou appliquer les lois et règlements à des cas particuliers ou à des individus déterminés, sauf le droit de réglementation résultant d'une délégation. Toutes les décisions importantes prises par le Collège communal et les délibérations du Conseil sont consignées dans deux séries de registres. Ces registres aux délibérations permettent normalement de suivre l'évolution de la politique locale et la gestion des affaires communales, depuis les premières années du XIXe siècle jusqu'à nos jours. En l'occurrence, pour Godinne, les registres aux délibérations du Conseil étaient conservés depuis 1925, et ceux du Collège depuis 1929 ; pour Mont, les registres aux délibérations du Conseil étaient conservés depuis 1906, et ceux du Collège depuis 1906. Ils complètent ceux déjà déposés en 1966.
Les registres de la population
Depuis 1847, les communes doivent tenir un répertoire de l'ensemble des habitants ayant leur résidence habituelle dans la commune. Ces registres de population, actes authentiques et publics renouvelés après chaque recensement décennal, rendent compte de la composition de chaque famille, de l'identité des individus et des mouvements qui interviennent, tels qu'arrivées dans la commune, départs, naissances, mariages ou décès.
Dans le fonctionnement journalier de l'administration communale, ces registres servent à l'établissement des travaux de statistique (pour les opérations de recensement et l'établissement des mouvements annuels d'émigration et d'immigration), à la révision des listes électorales (pour les chambres, les conseils provinciaux, les conseils communaux, les conseils de prud'hommes, les conseils de l'industrie et du travail), à l'organisation de la police (pour les recherches sur l'identité des délinquants), de la milice et de la garde civique (le service de la garde civique est dû par celui qui a une résidence réelle), à la détermination du domicile de secours des indigents et des enfants qui ont droit à l'instruction gratuite, à la participation à l'affouage, etc.
Pour l'historien, ces registres sont d'un grand intérêt pour toutes les données socio-économiques et démographiques qu'ils renferment (avec les nom et prénoms, le lieu et la date de naissance, l'état civil, le domicile légal, la profession, la fonction ou la position, la nationalité et des renseignements relatifs à la milice, à la garde civique ou encore au casier judiciaire).
La tenue des registres de population rentre dans les tâches de l'administration générale de la commune, donc dans les attributions du Collège communal. Aux termes de l'article 1er de l'arrêté royal du 30 décembre 1900, c'est désormais l'officier de l'état civil qui est chargé de faire observer exactement tout ce qui concerne leur tenue. Les registres dont la tenue est obligatoire sont le registre principal, les registres d'entrée et de sortie des habitants. En outre, il peut être tenu des registres auxiliaires (comme le registre des domestiques). Enfin, les règlements imposent la confection et la tenue d'un index ou répertoire des noms des habitants.
Depuis le début des années 1980, les registres de population tendent à disparaître au profit de bases de données informatiques établies en connexion avec le registre national des personnes physiques.
Finances et comptabilité
Les finances communales occupent une part importante de l'activité de l'administration et constituent un élément particulièrement important des archives. Chaque année un budget est établi par le collège, mis à l'approbation du conseil et soumis à l'autorité de tutelle. Par la suite une comptabilité précise des dépenses et des recettes est tenue par le receveur communal. Toutes les initiatives et les activités menées par les autorités communales se retrouvent dans ces dossiers. Le moindre engagement financier donne lieu à contrats et factures de toute nature. Les pièces justificatives des comptes ne sont toutefois pas toutes conservées et pour les périodes récentes, un tri est opéré par l'archiviste, qui ne conserve finalement que les dossiers les plus significatifs et une année type par législature, permettant au chercheur d'évaluer correctement l'évolution à long terme des finances communales.
Cadastre et rôles d'imposition
Si la gestion financière nous renseigne sur tous les aspects des activités communales, elle génère aussi de nombreux documents très utiles pour connaître les personnes qui habitent la localité. L'administration perçoit en effet sur les habitants des taxes et des impôts divers. Elle tient à cet effet des rôles de contribuables, qui complètent les informations individuelles qu'on peut trouver dans les registres de population. Les propriétés foncières sont également taxées et chaque commune dispose de registres et de plans cadastraux, fournis par les services du Cadastre, qui donnent une idée fort précise de l'organisation de l'espace et de la structure de la propriété immobilière. On peut suivre par ce biais l'histoire d'une habitation ou d'un terrain au cours des ans et en connaître les propriétaires successifs.
Affaires électorales
C'est au niveau communal que sont constituées les listes des électeurs pouvant participer aux scrutins nationaux, provinciaux ou communaux. L'administration conserve ainsi des dossiers concernant les personnes éligibles et les candidats, les électeurs, le déroulement des différentes élections, et généralement les résultats des élections communales, ainsi que l'installation des nouveaux conseils et collèges municipaux. La teneur des listes électorales varie dans le temps en fonction de la législation en vigueur. Avant l'établissement du suffrage universel en 1921, le droit de vote était réservé aux personnes les plus riches. Les listes d'électeurs sont vérifiées et modifiées périodiquement en fonction des revenus déclarés des habitants et, plus tard, sur base de leur domicile légal, de leur citoyenneté belge ou européenne, et d'éventuelles restrictions temporaires de leurs droits politiques, dues à une condamnation judiciaire ou à une incapacité mentale. La révision des listes électorales donne souvent lieu à des contestations, qui sont soumises au jugement des tribunaux.
Registres de milice
C'est sur base des registres d'état civil et de population que sont établis les registres de milice et les dossiers qui les accompagnent. Jusqu'à la suspension du service militaire obligatoire en 1994, on dressait chaque année la liste des jeunes hommes en âge d'être appelés. Selon les époques, ces candidats miliciens pouvaient échapper au service militaire en fonction d'un tirage au sort favorable, d'une exemption pour cause physique ou d'une objection de conscience. Des motifs divers permettaient aussi d'obtenir un sursis et de retarder l'enrôlement. Les dossiers constitués à cet effet par l'administration communale sont généralement conservés, mais il faut souligner qu'ils peuvent faire largement double emploi avec ceux qui existent dans les archives de l'administration provinciale ou nationale, conservés aux Archives de l'État.
Voirie et infrastructure
L'administration communale s'occupe de tout ce qui concerne l'infrastructure, soit en tant que principal maître d'œuvre de certains projets, soit en tant qu'associée aux travaux menés par les autorités provinciales, nationales et plus tard régionales. L'établissement de la distribution d'eau potable ainsi que de l'électrification des campagnes et l'installation progressive du téléphone constituent une vaste entreprise qui modifie considérablement l'existence des populations rurales.
Enseignement
L'organisation de l'enseignement primaire constitue un secteur important de la politique communale au cours des XIXe et XXe siècles. Les archives communales conservent divers dossiers relatifs à l'organisation générale, au personnel enseignant, au budget particulier des écoles, à l'adoption d'écoles privées, aux bâtiments scolaires et au matériel didactique. Le Bureau de bienfaisance prend également en charge les frais d'instruction des enfants pauvres de la commune. Des listes d'écoliers sont dressées annuellement ce qui permet de suivre la scolarisation de la jeunesse locale.
Bienfaisance publique
Dès le début du XIXe siècle, un Bureau de bienfaisance est institué dans chaque commune. Il s'occupe de soulager les habitants les plus pauvres et prend en charge certains frais récurrents comme ceux liés à la scolarisation des enfants, aux soins médicaux, aux domiciles de secours, à l'internement de déficients mentaux ou encore à l'éducation d'orphelins dans des établissements spécialisés, situés en général en dehors de la commune. Certains de ces organismes bénéficient des largesses de bienfaiteurs et sont en mesure de créer sur le territoire communal une œuvre de bienfaisance spécifique, principalement un home pour personnes âgées. Les autorités communales exercent une tutelle étroite sur les budgets et les comptes des institutions de bienfaisance et en contrôlent l'essentiel des activités. Aux Bureaux créés en 1800 succèdent les Commissions d'assistance publiques (CAP) en 1925, puis les Centres publics d'aide sociale (CPAS) en 1977, devenus Centres publics d'action sociale en 2004.
Culte
Sous Napoléon Bonaparte, la vie religieuse est réorganisée sur des bases nouvelles. L'Église catholique occupe alors une place prépondérante en Belgique. Elle bénéficie en priorité des mesures prises par l'empereur visant à restituer aux paroisses tout ou partie des biens qu'elles possédaient avant la Révolution et d'en assurer la gestion rationnelle. Des institutions publiques, connues sous le nom de fabriques d'églises, sont instituées par un décret du 30 décembre 1809, afin de prendre en charge l'organisation matérielle du culte. Si la majorité des églises appartiennent à la commune, qui en assure la restauration et l'entretien, les fabriciens se chargent d'administrer les biens propres de la paroisse. Ils se chargent également de subvenir aux frais du culte tels que le luminaire ou une partie du mobilier et de l'aménagement intérieur. Les autorités communales exercent une tutelle étroite sur les budgets et les comptes des fabriques d'églises et en contrôlent l'essentiel des dépenses. Quant aux ministres du culte, ils sont payés directement par l'État, mais reçoivent parfois un supplément de traitement de la commune et entretiennent avec les autorités municipales des relations étroites, qui reflètent généralement fort bien l'évolution des rapports complexes entre l'Église et l'État aux XIXe et XXe siècles.

Langues et écriture des documents

La langue principale du fonds est le français. Les formulaires bilingues (français / néerlandais) sont rares