Mode de classement

Lorsqu'il est entré aux Archives de l'État à Namur, le fonds d'archives de la famille de Montpellier d'Annevoie était, comme l'indique Marc Belvaux, classé " par registre et par année dans des boîtes ". Trois caisses de documents en vrac complétaient l'ensemble.
Conserver le classement d'origine n'aurait apporté aucune plus-value au fonds. En effet, le classement pur et simple par année n'aurait pas permis au chercheur de percevoir facilement le contenu du fonds. En outre, les perturbations intervenues au XXe siècle avaient provoqué des désordres qu'une main postérieure n'avait pas réussi à réorganiser. En conséquence, nous avons décidé en 2011 d'appliquer un cadre de classement nouveau, conforme à ce qui se pratique couramment pour les fonds de famille aux Archives de l'État. L'opération s'est avérée coûteuse en temps, car elle nécessita la consultation pièce à pièce des archives et un reclassement intégral. Cependant, le résultat obtenu offre des perspectives de recherche nettement mieux définies, grâce à des descriptions plus précises.
Concrètement, nous avons rassemblé tout d'abord les archives par membre identifié de la famille de Montpellier, puis des familles alliées. Ensuite, nous avons classé les documents produits par des relations d'affaires de la famille et, à défaut, par localité de situation des biens concernés. Suivent ensuite les archives des institutions publiques déposées dans le fonds. Le classement est clôturé par une série de manuscrits et d'imprimés qu'il était difficile de rattacher clairement à une personne citée dans l'inventaire.
Dans la généalogie familiale, les occupants successifs du château d'Annevoie tiennent une place privilégiée par le nombre de documents conservés. Dans ces cas, nous avons subdivisé les sections qui les concernent en plusieurs points de manière systématique : papiers personnels, correspondance, comptabilité, gestion des biens, activités industrielles (lorsque des pièces étaient présentes en suffisance) et succession. L'ordre chronologique a été respecté dans toutes les séries d'archives, hormis pour la correspondance détaillée. Pour celle-ci, nous avons privilégié le classement par ordre alphabétique des noms de famille des correspondants.
Au moment de la transition dans la gestion des affaires entre Charles-Alexis et Nicolas Charles de Montpellier, son fils, il était souvent difficile de distinguer le producteur des archives. Nous avons fixé 1800 comme date pivot, car, à ce moment, le retrait de Charles-Alexis de la vie active est définitif. Il est cependant évident que les archives des dernières décennies du XVIIIe siècle concernent aussi en partie le fils, en tant qu'associé du père.
Les archives publiques du bailliage de Montaigle et du métier et cour des ferons de la Province de Namur ont été subdivisées en plusieurs sections, du général au particulier, conformément aux règles de classement de la norme ISAD(G) du Conseil international des archives.