Existence et lieu de conservation des copies

Les doubles des répertoires des actes notariés sont établis en application du décret du 29 septembre - 6 octobre 1791 sur la nouvelle organisation du notariat (2) (titre III, article 16). Celle-ci précise qu'" à compter du 1er janvier 1793, les notaires publics seront tenus de déposer dans les deux premiers mois de chaque année, au greffe du tribunal de leur immatriculation, un double par eux certifié du répertoire des actes qu'ils auront reçus dans le cours de l'année précédente, à peine de cent livres d'amende par chaque mois de retard ". La loi du 16 floréal an IV (5 mai 1796) stipule que " les notaires publics sont tenus d'effectuer chaque année, au greffe du Tribunal civil du département de leur résidence, le dépôt du double, par eux certifiés, du répertoire des actes par eux reçus dans le cours de l'année précédente " (3). La loi du 25 ventôse an XI ne contenant aucune disposition relative au dépôt des doubles des répertoires, les dispositions prévues dans la législation antérieure restent d'application. Les doubles des répertoires des actes notariés sont déposés chaque année par les notaires auprès du greffe civil du Tribunal de première Instance de l'arrondissement (en province de Liège : Huy, Liège et Verviers) (4).
Les minutes relatives aux biens immobiliers sont retranscrites dans les registres aux transcriptions hypothécaires, conservés dans les bureaux de sécurité juridique, puis versés aux Archives de l'État.
Les actes notariés doivent être enregistrés dans les bureaux de l'enregistrement, notamment dans la série des registres de formalité et de recette des actes civils publics (1808-1935), sous forme de colonnes qui reprennent les noms, le domicile et la profession des parties concernées, le nom du notaire et un résumé de l'acte.
La série 6 des registres de formalité et de recette des actes sous seing privé (1808-1871) concerne des actes de mise en location de biens, des procès-verbaux de bornage ou de cession de mitoyenneté, des procurations, des plans annexés aux actes notariés, etc.