Ordening

De materiêle staat van de meeste bescheiden is redelijk. Als een stuk opvallend beschadigd is, is dit in een n.b. vermeld.
Er is nagenoeg geen oude orde aangetroffen. Wel blijkt uit de aanwezigheid van enkele oude inventarissen dat er eerdere ordeningspogingen zijn ondernomen. De oudste aangetroffen inventaris dateert uit 1687 en behelst een lijst van de kerk- en Heilige-Geestrekeningen "gevonden in de kiste achtergelaten ten sterffhuyse van Henrick Verbulckt staande ten huize van Henr. Librechts tot Betecom hier onder gespecificeert". Ook werden vele kwitanties en declaraties in de vorm van een lias aangetroffen. Deze liassen werden door de inventarisator verbroken.
In overeenstemming met de oude organisatie van het parochiële leven werden er in het archief drie hoofdgroepen onderscheiden, nl. het archief van de pastoor, het archief van de kerkfabriek en het archief van de armentafel of Heilige-Geesttafel.
Betekom had gedurende de 17e en 18e eeuw meestal een pastoor in vaste dienst, al kende het ook tijden dat dit niet zo was. Gezien het in die tijd veel voorkomende tekort aan pastoors in het dekannaat Diest, stond zo nu en dan ook een waarnemend pastoor ("deservitor") in voor de zielzorg van de parochie. Dit was bijv. het geval in de jaren 1643-1644 toen Witheren van de abdij van Postel werkzaam waren in Betekom (M. Eelkens en E. De Witte), in 1696 (G. l'Espaigne), in 1701 (E. Pitteurs en L. Van Ravenschot) en in 1724, toen sekulier priester Judocus Huybrechts, die later (1732-1751) pastoor van Betekom zou worden, als "deservitor" benoemd was.
Het beheer over de goederen van de kerkfabriek berustte namens de parochianen van Betekom bij de kerkmeesters. Dit waren er meestal twee en zij droegen er zorg voor dat de inkomsten (pacht) werden geïnd en dat ze volgens hun bestemming werden uitgegeven. Hun rekeningen beginnen in 1610 en lopen meestal over één kalenderjaar: in de 17e eeuw meestal van Kerstmis tot Kerstmis, in de 18e eeuw van Lichtmis tot Lichtmis. De kerkmeester die de rekening indient verklaart bij de aanvang voor welke periode hij aangesteld werd. De afhoring geschiedde voor de pastoor, de meiers en schepenen van het dorp, de heer van Rivieren (vertegenwoordigd door de rentmeester van Rivieren) en de landdeken van het district Diest die optrad als de vertegenwoordiger van de aartsbisschop van Mechelen, terwijl het ook voorkwam dat de andere kerkmeester en/of de Heilige-Geestmeesters mede afhoorden. Deze afhoring vond soms vele maanden, tot zelfs één jaar of meerdere jaren na de aangekondigde ambtstermijn van de kerkmeester plaats. Die rekeningen bevatten dan ook vaak een reeks uitgaven en inkomsten tot op de dag van de afrekening. De schrijver van de rekening is in de regel de griffier van het dorp, die vaak gewoon het verslag van het vorige jaar voor het grootste gedeelte overschreef, daar de gewone inkomsten en uitgaven gedurende verschillende jaren dezelfde bleven.
De goederen van de armen- of Heilige-Geesttafel werden namens de parochianen beheerd door de Heilige-Geestmeesters, die daartoe uit eigen midden waren benoemd. Evenals de kerkmeesters waren zij verplicht de rekening over te maken van hun beheer. Hun rekeningen beginnen in 1586. Vaak is niet het begin van het rekeningjaar aangeduid. In vele gevallen lopen deze rekeningen van Sint-Maarten tot Sint-Maarten (11 november) en van Kerstmis tot Kerstmis. Voor het afhoren van de armenrekeningen geldt overigens hetzelfde als voor de kerkrekeningen.
Wat betreft de plaatsing van de stukken in de inventaris, dient nog te worden opgemerkt dat de stukken waarvan de inhoud betrekking heeft op zowel kerkfabriek al Heilige-Geesttafel, ondergebracht werden in het archief van de kerkfabriek. (zie ook het N.B. bij inv. nr. 21).