Verwerving

Een groot deel van het 19de-eeuws archief van het arresthuis te Leuven werd op 26 september 1996 in erbarmelijke omstandigheden aangetroffen in de sinds jaren onbewoonde en extreem vochtige adjudantswoning van de gevangenis aan de Maria-Theresiastraat. Vijf tot zes kubieke meter registers en meer dan 75 m opsluitingsdossiers werden kort na de inspectie door het Rijksarchief, tijdelijk opgeslagen in enkele ongebruikte cellen. Op 13 januari 1997 greep de preselectie plaats; twee dagen later volgde de overbrenging van het grootste deel van het archief naar Beveren. De volgende bescheiden kwamen niet voor permanente bewaring in aanmerking: rekeningen van de kantine, aanwijzers van in- en uitgaande briefwisseling, registers van kwijtbrieven (model nr. 255), transfert- en fixatieboeken, 'bestelboeken', registers van beroepsakten, magazijnboeken (model nr. 223), aanwezigheidsregisters (model nr. 26), registers betreffende de bezoeken van de geneesheer aan de binnenkomende en over te brengen gedetineerden (model nr. 48), registers voor de controle van de aanhoudingsmandaten (model nr. 54), registers van processen-verbaal inzake de voorlopige invrijheidstelling (model nr. 79), registers van de door gedetineerden gedeponeerde voorwerpen (model nr. 118), rekeningen-courant van de gedetineerden (model nr. 198), inventarisboeken van het meubilair (model nr. 231), vorderingen (réquisitoires) voor de opsluiting van personen, dagverslagen (model nr. 31), enz. De opsluitingsdossiers werden op 7 mei, samen met één kubieke meter "diverse archieven" (varia) aan het Rijksarchief overgedragen. De dossiers van het antropologisch laboratorium van de Leuvense hulpgevangenis (samen 40 dozen) die het Rijksarchief in september 1996 via de strafinrichting van Merksplas bereikten, werden tijdens de archiefbewerking in het archiefbestand geïntegreerd.
De hoofdindeling van de inventaris werd opgebouwd volgens de organisatiestructuur van de archiefvormer, voornamelijk omdat een strafinrichting doorgaans een stabiele organisatiestructuur kent. Een ordening naar functies, taken of activiteiten lag minder voor de hand. Tijdens de eerste sorteerbeurt werden de ontstane entiteiten gerangschikt overeenkomstig de grote afdelingen van het indelingsschema. Verdwaalde stukken werden op hun plaats gelegd. Na de overbrenging naar het Rijksarchief werden nog enkele stukken voor vernietiging aangeduid. Het betrof een "inschrijvingsboek van voorwerpen aan de agenten der openbare macht toevertrouwd (model nr. 118) 1919-1929", een "register van bezoeken aan gedetineerden 1952-1953", een "register van processen-verbaal inzake voorwaardelijke invrijheidstelling 1889-1907", fixatieboeken, aanwijzers voor in- en uitgaande briefwisseling en enkele plans betreffende verbouwingswerken uit de jaren '50 en '70, e.d.
Het archief van de strafinrichting stricto sensu omvat vrij volledige reeksen bevolkingsregisters (1863-1968), dagboeken van in- en afgeschreven gedetineerden (1895-1965) en registers van morele boekhouding (1873-1924). De meest volledige reeksen gevangenisrollen hebben betrekking op het arresthuis (jaar XII (1803/1804)-1827, 1841-1949), op het strafhuis (1831-1945) en op het huis van bewaring (1849-1944). Bijzonder waardevol is tenslotte de rol van de psychiatrische afdeling (1932-1953) en de reeks ('morele') dossiers van het antropologisch laboratorium van de strafinrichting. Dit resulteerde in een wetenschappelijke inventaris: VELLE K., Inventarissen van het archief van het interneringscentrum en van de hulpgevangenis te Leuven (1808-1986) (Rijksarchief Beveren. Inventarissen, 19), Brussel, 1998. De overdracht van november 1998 van de opsluitingsdossiers van de hulpgevangenis (periode 1951-1970) sloot aan bij het in 1997 overgedragen archiefbestand (ELSLANDER S. en VELLE K., Inventarissen van de centrale gevangenis (1860-1940) en van de hulpgevangenis (1951-1970) te Leuven: overdrachten 1997-1998 (Rijksarchief Beveren inventarissen, nr. 31), Brussel, 1999.
In 2006 vond een nieuwe overdracht plaats, ook weer vooral van opsluitingsdossiers. In 2020 is er een nieuwe overbrenging gepland.