Geschiedenis

Over de geschiedenis van het archief vóór de afschaffing van Groeninge is relatief weinig bekend. Gezien de woelige geschiedenis van de abdij en de stad Kortrijk en de verschillende locaties waar de abdij gevestigd was, mag het bijna een wonder heten dat een gedeelte van het archief vrij goed bewaard is gebleven.

De interesse voor het archief en zijn oudste oorkonden is geen nieuw gegeven. Onder het abbatiaat van Catharina Doens (1618-1646) werden in het cartularium (inventarisnr. 1) de oudste oorkonden niet alleen gekopieerd, er werd ook een Nederlandse vertaling van de Latijnse tekst overgenomen en een aantal zegels van Vlaamse graven en gravinnen werd zorgvuldig gereproduceerd. Het zijn ook deze zegels die de interesse wekten van historiograaf Oliverus Vredius of de Wree (1596-1652). Hij voerde hierover in 1637 een briefwisseling met de vermaarde Kortrijkse jezuïet en dichter Sidronius Hosschius (1596-1653). Uit de brieven blijkt de zorg die de zusters aan hun archief besteedden. Vredius had Hosschius inlichtingen gevraagd over het unieke zegel van Robrecht van Bethune, bevestigd aan een oorkonde uit 1265 (inventarisnr. 406). Hosschius had zich op vraag van Vredius naar de abdij begeven, waar hij slechts met veel moeite de bewuste oorkonde mocht bekijken. Een afschrift maken werd hem niet toegestaan, omdat de zusters vreesden voor een proces waarin de oorkonde gebruikt kon worden.

Ook inzake vijf andere charters waarvoor Vredius interesse toonde, werd het werk van Hosschius bemoeizaamd door het wantrouwen van de zuster procuratrix. Het betrof vijf oorkonden van februari 1205 van graaf Boudewijn IX, keizer van Constantinopel, verleden in zijn keizerlijk paleis. Deze charters, alle voorzien van een gouden zegel, zijn samen met enkele oorkonden uit het archief van het Kortrijkse O.-L.-Vrouwekapittel de enige bekende die door de keizer werden uitgevaardigd en waaraan een loden of gouden bulle werd bevestigd. De originele charters, die nog in 1639 in de abdij werden bewaard, zijn tegenwoordig enkel bekend via afschriften. Drie van de oorkonden waren nog in de abdij aanwezig in 1794. Toen in dat jaar de stad in Franse handen viel, werden ze overgebracht naar het stadhuis. Een Franse soldaat verwijderde de zegels van de charters en verkocht ze aan een goudsmid in Oudenaarde. Een zegel werd door de smid gesmolten. Een tweede werd aan een particulier verkocht en kwam uiteindelijk in het Cabinet de Médailles van de Nationale Bibliotheek in Parijs terecht. Een derde exemplaar ging naar Engeland, waar het deel uitmaakte van de collectie van dr. Goodall. In 1844 kwam het in het bezit van Constant Serrure in Gent, tot uiteindelijk de prins de Ligne de bulle verwierf en ze in zijn rijke verzameling in het kasteel van Beloeil onderbracht (2).

Uit de briefwisseling van Vredius en Hosschius blijkt dat de zuster procuratrix de zorg had voor het archief. Haar voornaamste taak was het sluiten en voorleggen van de jaarrekeningen. Deze werden opgesteld aan de hand van kladschriftjes of losse stroken papier (cladden) en een dagboek (handtbouck of journal). Onder abdis Cecile Eghels (1666-1678) werd voor de boekhouding en het schrijfwerk een aparte kamer ingericht met een comptoir of kast met dertig laden. In dezelfde ruimte werd ook het archief bewaard, waar de comptoirdame verantwoordelijk voor was. Wellicht was dit een andere zuster dan de procuratrix, die voorheen het archief beheerde. Waardevolle eigendomstitels, renterollen, ... werden in twee koffers opgeborgen. De ene werd aangeduid als de coffre mette bewysen, de andere als de coffere met 3 slutels. Deze drie sleutels waren wellicht in het bezit van drie verschillende zusters. Aangezien alle sleutels nodig waren om de koffer te openen, werd zo het toezicht op de meest waardevolle stukken verzekerd. Omdat het archief te omvangrijk werd, volstonden de twee koffers na verloop van tijd niet meer. Oude procesbundels en volgeschreven registers werden in linnen zakken bijgehouden.

Ook de ontvanger, een leek die met de inning van heerlijke rechten belast was, beheerde uit hoofde van zijn functie een gedeelte van het dynamisch archief. Niet elke ontvanger bleek echter even betrouwbaar. Ignace de Caluwe verduisterde niet alleen een grote som geld, hij ging er ook met de boekhouding van door. In 1773 eiste de abdij de stukken terug. Het ging niet alleen om registers en boekhoudkundige stukken, maar ook om carten figuratif. Zo is er sprake van een een plattegrond van Cornelis Steur uit 1754 van een hofstede, een kaart van de stad Kortrijk uit 1646, van de heerlijkheid Rodenburg, van Marke en van Rollegem. Wellicht heeft de abdij de stukken nooit terug gezien, aangezien het kaartmateriaal niet meer in het archief aanwezig is.

Bij de afschaffing van de abdij in 1797 werden twee stadscommissarissen aangeduid. De zusters kregen van hen 20 dagen de tijd om de abdij te ontruimen. Van die periode zouden ze onder meer gebruik hebben gemaakt om zoveel mogelijk hun archief in verzekerde bewaring te brengen. Dit was wellicht het geval met een aantal 'topstukken', zoals het rijkelijk geïllustreerde cartularium. Quasi het volledige archief moet echter na de afschaffing via de stadscommissarissen bij het eigenlijke stadsarchief gedeponeerd zijn, zoals dat ook het geval was met archieven van andere afgeschafte instellingen.

De oudste inventaris van een gedeelte van het oud stadsarchief (Modern Stadsarchief Kortrijk, nr. 6406) dateert wellicht uit de periode 1834-1836. Toen was Xavier De Coene aangesteld door het stadsbestuur om een klassement van het archief op te stellen. Zoals blijkt uit deze en andere inventarissen heeft hij ook een selectie van het archief doorgevoerd. Het archief van de Groeningeabdij werd nog steeds samen bewaard met stukken die deel uitmaakten van het eigenlijke stadsarchief. Daar kwam verandering in door het werk van secretaris-archivaris Charles Mussely, die vanaf 1842 aan de slag ging. Over zijn inventarisering voerde hij een drukke briefwisseling met toenmalig algemeen rijksarchivaris Gachard. Die laatste was van oordeel dat er een onderscheid moest gemaakt worden tussen archieven van instellingen die bij de gemeente zijn gevoegd en andere, waaronder de Groeningeabdij, qui se trouvent à l'hôtel de ville que par l'effet de circonstances accidentelles, nées des événements qui marquèrent la fin du dernier siècle (Modern Stadsarchief Kortrijk 2924, brief van 14 december 1854).

Het is niet duidelijk in welke mate Mussely dit advies ter harte nam. Een ongedateerde inventaris (Modern Stadsarchief Kortrijk, nr. 5068) beschrijft voor de Groeningeabdij 113 afzonderlijk genummerde en min of meer chronologisch gerangschikte nummers. De eigenlijke lijst van oorkonden, die later in bewerkte vorm door Sevens zou gepubliceerd worden, moet echter van latere datum zijn. In 1872 publiceerde de Kortrijkse deken van de O.-L.-Vrouwekerk, Ferdinand Van de Putte, namelijk zijn Speculum Beatae Mariae Virginis ou chronique et cartulaire de l'abbaye de Groeninghe à Courtrai publiés d'après les documents originaux. Daarin werd een groot aantal stukken uit de periode 1237-1797 gepubliceerd, bewaard in het Kortrijkse stadsarchief. De uitgave is vrij slordig en bevat tal van onjuistheden.

Theodoor Sevens nam in 1920 op 72-jarige leeftijd tot aan zijn overlijden in 1927 de taak van stadsarchivaris op zich. In 1922-1923 voltooide hij twee handgeschreven inventarissen (bewaard in het dossier van het stadsarchief van Kortrijk). Uit deze inventarissen blijkt dat Sevens vooral oudere inventarissen heeft herwerkt: hij heeft stukken toegevoegd aan bestaande reeksen en ontbrekende nummers aangeduid. Zo spreekt hij voor de abdij van Groeninge over 238 stukken. 91 daarvan waren al bekend, 147 heeft hij teruggevonden. Ze worden bewaard in 209 oudere nummers, aangevuld met bis- en ter-nummers. 17 nummers ontbreken. De ontbrekende nummers bevonden zich echter nog voor een groot deel in andere delen van het 'stadsfonds'. Getuige daarvan is de oude nummering in potlood die we op bepaalde stukken terugvinden. Zo vond Sevens geen spoor terug van het nummer 180, dat bestond uit de huidige inventarisnrs. 238-239, 242-245 en 247-249.

Met de oprichting van het Rijksarchief te Kortrijk in 1964 werden ook het stadsfonds en de zogenaamde 'oorkonden van de Groeningeabdij' in bewaring gegeven aan het nieuwe rijksarchief. Ondertussen werden ook nieuwe stukken afkomstig uit de Groeningeabdij verworven (zie 'verwerving'). In 2007 werd besloten alle stukken van de Groeningeabdij uit het fonds 'Oud stadsarchief Kortrijk' te lichten. Ze kregen een aparte nummering en werden in een nieuw bestand ondergebracht. Bij de inventarisatie in 2010-2011 werden deze stukken samengebracht met de 'oorkonden van de Groeningeabdij', beschreven door Sevens, en andere stukken uit de Verzameling 'Aanwinsten' en de 'Oorkonden met blauw nummer'.