Name: Gemeente Otegem
Period: 1578-1913
Inventoried scope: 5 linear meters
Archive repository: State archives in Kortrijk
Heading : Municipalities
Authors: E. Warlop — G. Gadeyne — N. Maddens
Year of publication: 1993
Code of the inventory: 301/49
Gemeente Otegem
De vroegste aanwijzingen voor het bestaan van een nederzetting en een kerk in Otegem dateren uit 998. In dit jaar schonk een zekere Herebrandus het domein Otegem, samen met de kerk gelegen in het dorp, aan de Sint-Pietersabdij te Gent. De abdij vertrouwde de bescherming van haar bezittingen in de streek toe aan de heren van Avelgem, die zich in de loop der jaren echter een deel van de rechten en inkomsten van de abdij wisten toe te eigenen. Ook de dorpsheerlijkheid Otegem behoorde gedurende de 17de en 18de eeuw toe aan de heren van Avelgem. Andere heerlijkheden met gronden in Otegem waren Diesveld, Sons en Vichte. De parochie Otegem behoorde grotendeels tot de kasselrij Oudenaarde. Een klein deel (166,5 ha) maakte echter deel uit van de kasselrij Kortrijk. (1)
De gemeente Otegem ontstond pas in 1795 onder het Franse bewind. De municipalités kregen de verantwoordelijkheid over het beheer van de gemeentelijke goederen, instellingen, inkomsten en uitgaven. Daarnaast hadden de gemeenten ook politionele bevoegdheden en waren ze verantwoordelijk voor het bewaken van de veiligheid en de openbare orde. Aan het hoofd van de municipalité stond een maire, bijgestaan door het gemeentebestuur. (2)
In het jaar III (1794/1795) werden gemeenten met minder dan 5000 inwoners verenigd in municipalités de canton. Otegem behoorde zo tot de kantonmunicipaliteit van Avelgem. Daarnaast maakte de gemeente deel uit van het gerechtelijke arrondissement Kortrijk, kanton Kortrijk en van het administratief arrondissement Avelgem (1818-1823) en Kortrijk (vanaf 1823). Otegem werd achtereenvolgens ingedeeld in het militiekanton Zwevegem (1817-1870), Avelgem (1870-1913) en Kortrijk (1913-1914). (3) Sinds 1977 maakt Otegem deel uit van de fusiegemeente Zwevegem.
Otegem is een relatief kleine agrarische gemeente, met een totale oppervlakte van 751 ha. In het begin van de 19de eeuw kende de gemeente een bevolkingsaantal van net geen 1800 inwoners; in de loop van de eerste helft van de 19de eeuw klom dit aantal tot ca. 2400, waarna het opnieuw daalde tot ca. 1800. Enkele jaren voor de fusie, in 1961, telde de gemeente 2004 inwoners. (4)
Uit een 19de-eeuws inspectieverslag van het Rijksarchief blijkt dat het archief bewaard werd in een afgesloten kamer in het gemeentehuis van Otegem. In 1838 had de gemeente een inventaris van het aanwezige archief laten opstellen (nr. 39), maar deze werd, aldus het inspectieverslag, niet langer aangevuld. De archieven werden in goede orde bewaard. Een inspecteur van het Rijksarchief meldde in 1959 dat het archief in een bijzonder kleine ruimte bewaard werd, waar rekken waren geplaatst voor de opslag van oudere bescheiden. Het archief had sterk te lijden onder de vochtigheid, maar de ruimte werd goed onderhouden. (5)
Het archief werd op 28 september 1939 door de gemeente Otegem in bewaring gegeven aan het Rijksarchief Brugge. In oktober 1966 werd het archief overgedragen aan het nieuw opgerichte Rijksarchief te Kortrijk. Het Rijksarchief Ronse droeg op 20 maart 1985 en 13 mei 1994 een aantal bescheiden over (actuele inv. nrs. 1, 3, 4, 156 en 157).
Het archief heeft betrekking op de gemeente Otegem en haar rechtsvoorgangers, voor de periode 1578-1913. Het grootste deel van het archief is echter 19de-eeuws. De stukken geven een goed beeld van de verschillende taken van het gemeentebestuur. De publieke taken komen echter uitgebreider aan bod dan de interne taken. Zo behandelt een groot aantal stukken de organisatie van de militie en het toezicht op het Bureel van Weldadigheid. Ook voor wat betreft openbare orde en veiligheid, openbare werken en de inning van belastingen is relatief veel archief bewaard gebleven. Van de uitvoering van de interne taken, zoals de werking van de gemeenteraad, de organisatie van het personeel of de boekhouding, zijn minder sporen terug te vinden.
Taal en schrift van de documenten
De documenten zijn opgesteld in het Nederlands en het Frans.
Verschillende onderdelen van het archiefbestand zijn erg fragmentarisch bewaard. Zo zijn er slechts enkele uitgebreidere reeksen terug te vinden. In het Rijksarchief werden geen selecties en vernietigingen meer uitgevoerd, aangezien alle documenten dateren van voor 1950.
Bij de ordening van het archief werd er gekozen voor een opdeling tussen het zogenaamde "oude" en "moderne archief". Strikt genomen bestaat er niet zoiets als een "oud gemeentearchief", deze stukken zijn dan ook voornamelijk afkomstig uit het archief van de voormalige schepenbank van Otegem.
De ordening van het "moderne archief" werd gebaseerd op het archiefschema van G. GADEYNE, in: Archiefschema voor de ordening van een ongestructureerd statisch gemeentearchief (1795-ca. 1977) (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica, Manuale 13), Brussel, 1993.
Alle stukken zijn vrij raadpleegbaar. De nrs. 156 en 157 zijn enkel raadpleegbaar op microfilm.
Voor de reproductie gelden de voorwaarden en tarieven van toepassing in het Rijksarchief.
Deze toegang vervangt de oudere Inventaris van het gemeentearchief van Otegem, met toegangsnummer 301/49. De zes stukken uit deze inventaris werden geïntegreerd in de nieuwe toegang. Achteraan de inventaris werd een concordans opgenomen van de oude naar de nieuwe nummers.
Een deel van het 19de-eeuwse gemeentearchief van Otegem werd niet mee overgedragen in 1939 en wordt nog steeds ter plaatse bewaard door de fusiegemeente Zwevegem. Hierbij horen enkele belangrijke reeksen zoals de bevolkingsregisters, de notulen van de gemeenteraad (vanaf 1853) en van het college van burgemeester en schepenen (vanaf 1871). Ook uittreksels uit het kadaster (vanaf 1873), het register van de briefwisseling (vanaf 1880), begrotingen (vanaf 1890), jaarrekeningen (vanaf 1882), bewijsstukken bij de rekeningen (vanaf 1887), belastingkohieren (vanaf 1896), de registers van de werkboekjes en van de kiesonbekwamen, ... worden bewaard door de gemeente Zwevegem. Uiteraard beheert de fusiegemeente Zwevegem ook het meer recente 20ste-eeuwse archief van de gemeente Otegem.
Voor deze archiefbescheiden is er geen volledige inventaris beschikbaar. De archieven worden ontsloten via de NDC, die echter uitsluitend ter plaatse raadpleegbaar is en ook niet langer actueel is.
In de leeszaal van het Rijksarchief in Kortrijk zijn de akten van de burgerlijke stand (1799-1900) en de bevolkingsregisters (1814-1890) uit Otegem raadpleegbaar op microfilm. De geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten vanaf 1901 tot en met 1915 zijn online beschikbaar via de zoekrobotten van het Rijksarchief (http://search.arch.be). Ook de parochieregisters (1660-1805) kunnen via deze weg geraadpleegd worden.
HASQUIN H., Gemeenten van België. Geschiedkundig en administratief-geografisch woordenboek, Brussel, 1980, 2 dln.
VAN DEN EECKHOUT P., De gemeenten en de lokale openbare instellingen, in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van de het hedendaagse België, 19de-21ste eeuw, Brussel, 2009, p. 31-92.
VRIELINCK S., De territoriale indeling van België 1795-1963, Leuven, 2000, 3 dln.
Ghislain Baert, vrijwilliger bij het Rijksarchief in Kortrijk, startte in 2016 met de ordening en beschrijving van het archief. Archivarissen Hendrik Callewier en Hannah Van der Auwera verzorgden de inleiding en de verdere bewerking en afwerking van de inventaris.
| 1 | Uittreksels uit een register van de schepenbank van Otegem. 1578. | 1 stuk | |||||||
| In slechte staat. | 2 | Fragment van een akte waarin Pieternelle Tombeele een stichting doet ten voordele van het armenbestuur. 1683. | 1 stuk | ||||||
| 3 | Lijst van personen die belasting moeten betalen. 1703. | 1 stuk | |||||||
| 4 | Akte van verkoop van de ontvangerspost van Otegem door koning Filips V aan de schepenen van Otegem. 1703. | 1 charter | |||||||
| 5 - 6 | Landboeken. 1707, 1724. | ||||||||
| Met aanvullingen tot 1759. | 5 | 1707. | 1 deel | ||||||
| 6 | 1724. | 1 deel | |||||||
| 7 | Officiële schuldverklaring van Guillielmus Vercruysse tegenover pastoor Ignatius De Cocq. 1760. | 1 stuk | |||||||
| 8 | Tafel bij het landboek. 1762-1790. | 1 deel | |||||||
| 9 | Rekeningen van de armendis. 1772, 1791. | 2 delen | |||||||
| 10 | Testament van Petrus Simon Planckaert. 1781. | 1 stuk | |||||||
| 11 | Lijst van de te valideren bedragen, die ontvangen en uitgegeven werden door Pieter Callens, ontvanger van de kerkfabriek. 1786. | 1 katern | |||||||
| 12 | Kerkrekening. 1786. | 1 deel | |||||||
| 13 | Briefwisseling over leveringen aan de verschillende magazijnen voor het leger van het Noorden ten tijde van het jaar II en III van de Franse Republiek. 1794. | 1 omslag | |||||||