Aanwijzingen voor het gebruik

Elke persoon die in een strafinrichting verblijft, zelfs al is het maar voor enkele dagen, wordt in een rol van een afdeling ingeschreven. Gedetineerden worden steeds in chronologische volgorde geregistreerd op datum van aankomst en krijgen een uniek rolnummer. Op de linkerbladzijde is te lezen van welke feiten hij of zij wordt beticht en welke instantie zijn of haar hechtenis heeft bevolen. Op de rechterbladzijde staat wanneer en waarom de gedetineerde uiteindelijk de afdeling verlaat. De persoon kan in vrijheid zijn gesteld of naar een andere strafinrichting of afdeling zijn overgebracht. Bij een overplaatsing moet het onderzoek via een andere rol worden voortgezet aan de hand van de al vergaarde informatie. Zo is de dag van uitschrijving in de ene afdeling veelal de dag van inschrijving in de nieuwe afdeling.
Het 'statuut' van een gedetineerde bepaalt in welke afdeling hij of zij wordt geregistreerd. Tijdens de repressie wordt een geïnterneerde bij aankomst in de inrichting ingeschreven in de rol van het huis van bewaring. Na onderzoek van zijn of haar dossier, wat maanden en soms zelfs jaren kon duren, wordt de geïnterneerde ofwel vrijgelaten, ofwel onder aanhouding geplaatst door de krijgsauditeur. Wanneer de persoon wordt aangehouden, krijgt die het statuut van verdachte. Op dat moment 'verhuist' die persoon van het huis van bewaring naar het arresthuis. In het arresthuis zitten naast verdachten ook beklaagden opgesloten. Normaliter is er een afzonderlijk opsluitingsregister ('rol') voor het arresthuis en krijgt de gedetineerde een nieuw rolnummer. In het interneringscentrum van Gent heeft de griffie echter het register van het huis van bewaring en van het arresthuis gecombineerd. Zodra iemand werd aangehouden en zijn statuut veranderde, werd in de rol 'int' (van geïnterneerde) doorstreept en vervangen door 'bekl' (beklaagde). De gedetineerde behield het rolnummer van het huis van bewaring (bijv. B1547). Bij veroordeling verlaat de gedetineerde het arresthuis en komt hij of zij terecht in het strafhuis. Het is opmerkelijk dat bijna alle veroordeelden die in het strafhuis van het interneringscentrum van Gent worden ingeschreven, afkomstig zijn van het arresthuis van dezelfde inrichting. De datum van transfer is de dag van de veroordeling.
Dat gedetineerden van afdeling veranderden en een nieuw rolnummer kregen, is ook zichtbaar in de archiefvorming. Op de kaft van een opsluitingsdossier staan vaak meerdere rolnummers en afkortingen, waarbij bijvoorbeeld de afkorting Int(ernering) is doorstreept en vervangen door Bekl(aagde). Voor elke gedetineerde werd immers voor de volledige duur van de hechtenis maar één opsluitingsdossier aangelegd, ongeacht zijn of haar statuut of de inrichting waar hij of zij verbleef. Sporadisch bevat een opsluitingsdossier een ander opsluitingsdossier, maar dat is enkel het geval wanneer de gedetineerde in de tussentijd in vrijheid is gesteld. De dossiers hebben dan betrekking op verschillende hechtenisperiodes.
De opsluitingsdossiers zijn geordend op datum van uitschrijving. Die datum vindt men in de opsluitingsfiches en de rollen van de diverse gevangenisafdelingen. De opsluitingsdossiers in dit archief hebben alleen betrekking op gedetineerden die in Gent zijn vrijgekomen. Indien een gedetineerde tijdens de opsluiting naar een andere strafinrichting werd overgebracht, wat tijdens de repressieperiode meermaals voorviel, reisde het opsluitingsdossier mee. Het dossier berust steeds in het archief van de inrichting waar de gedetineerde het laatst verbleef. Van veel gedetineerden die in Gent verbleven, zit het opsluitingsdossier dus in het archief van een ander interneringscentrum of van een gevangenis.
Opsluitingsdossiers bevatten alle administratieve stukken die betrekking hebben op de hechtenis en de invrijheidstelling, zoals het bevel tot aanhouding, een uittreksel van het vonnis, fiches van bezoeken en van de briefwisseling, tuchtbriefjes, informatiebulletins van de lokale overheid, medische verslagen en stukken betreffende (vervroegde) invrijheidstelling. Uitzonderlijk bevatten ze foto's en egodocumenten, zoals brieven en tekeningen.