Name: Orbis en Orion
Period: 1923-1983
Archive repository: State archives in Beveren
Heading : Businesses
Authors: J. Dambruyne
Year of publication: 2009
Code of the inventory: B57
a. Orbis en Orion Uitgevers NV (1980-1983)
Parallelle naam: éditions Orbis et Orion SA
Vroegere naam: Orbis Boekhandel NV (1968-1980
Parallelle naam: Librairie Orbis SA
b. Vennootschap voor het Uitgeven van Boeken en Tijdschriften NV (1980-1983)
Acroniem: VUBT
Vroegere namen:
Biblica NV (1962-1968)
Desclée De Brouwer Uitgevers NV (1968-1980)
Acroniem: DDB Uitgevers
Rechtsvoorgangers:
Desclée, De Brouwer et Cie (commanditaire vennootschap) (1883-1957)
Desclée-De Brouwer SA (1957-1965)
Parallelle naam: Desclée-De Brouwer NV
Acroniem: DDB
Sint-Augustinus Drukkerij Desclée-De Brouwer NV (1965-1970)
Paralelle naam: Les Presses Saint-Augustin Desclée-De Brouwer SA
Sint-Augustinus Drukkerij NV (1970-1975)
Parallelle naam: Les Presses Saint-Augustin SA
De oorsprong van Orbis en Orion Uitgevers NV gaat terug tot het jaar 1968. Bij notariële akte van 19 december 1968 werd toen de naamloze vennootschap Orbis Boekhandel opgericht. De maatschappelijke zetel van Orbis Boekhandel NV was gevestigd op de Tabakvest 1 te Antwerpen (handelregister Antwerpen, nr. 178927). Het startkapitaal bedroeg 1 miljoen Belgische franken. De familie Goyvaerts (vader Karel, zoon Aloïs en dochter Liliane) bezat samen met Lodewijk (Lou) Nagels de meerderheid van de aandelen (399 van de 500). Beide aandeelhoudersgroepen waren toen reeds geruime tijd actief in de Vlaamse uitgeverswereld. De Antwerpse uitgeverij Orion NV van de familie Goyvaerts gaf onder meer de populaire weekbladen "Ons Land" en "TV-strip" uit, terwijl Lodewijk Nagels zich met de uitgeverij Heideland te Hasselt voornamelijk op de literatuur toelegde. In 1969 smolten beide uitgeverijen samen tot Uitgeverij Heideland-Orbis NV. In april 1970 werd het maatschap-pelijk kapitaal van Orbis Boekhandel NV opgetrokken van 1 tot 15 miljoen Belgische franken. Van de 7000 nieuw uitgegeven aandelen kwamen er 5000 in handen van Karel Goyvaerts, waardoor de naamloze vennootschap bijna volledig eigendom werd van de familie Goyvaerts. In mei 1971 besliste de raad van beheer om de maatschappelijke zetel en het kantoor van Orbis Boekhandel NV over te brengen naar de Vekestraat 16-18 te Antwerpen. Wegens het grote succes had Orbis Boekhandel immers nood aan meer bedrijfsruimte.
Volgens de oprichtingsakte van 19 december 1968 had de naamloze vennootschap volgende activiteiten tot doel: "Alle verrichtingen van aankopen en verkopen, zowel van, respectieve-lijk aan groot- als kleinhandel als van/aan particulieren, van boeken, alle drukwerken en publiciteit, en tevens het vervaardigen en/of uitgeven van boeken, drukwerken en publiciteit" (1). In de praktijk concentreerde Orbis Boekhandel zich vooral op de verkoop van encyclopedieën (onder meer de bekende 25-delige "Grote Nederlandse Larousse Encyclopedie") en andere vervolgwerken (die bij diverse Belgische en Nederlandse uitgeverijen werden aangekocht). De meeste encyclopedieën en boekenreeksen verschenen gespreid over meerdere jaren (elk jaar een deel) en waren gewijd aan algemene en populaire onderwerpen (geschiedenis, kunst, dieren, aardrijkskunde, geneeskunde, literatuur...). De particuliere kopers vormden de belangrijkste afzetmarkt (ongeveer 95 procent). Boekhandels, bibliotheken en onderwijsinstellingen maakten de resterende 5 procent van de klanten uit. Orbis Boekhandel was geen gewone boekhandel, maar een colportage- en verzendboekhandel. Orbis Boekhandel bezat geen winkels, maar verkocht haar vervolg-werken voornamelijk via een netwerk van handelsvertegenwoordigers en op handelsbeurzen in Vlaanderen en Brussel. De handelsvertegenwoordigers, die elk hun regio hadden, gingen van deur tot deur om hun producten aan te prijzen. De meeste boeken werden per post aan de klanten bezorgd. Deze handelsformule bleek een schot in de roos. Op een paar jaar tijd groeide Orbis Boekhandel uit tot het voornaamste colportage- en postorderbedrijf van boeken in Vlaanderen. Vooral in de provincies Oost-Vlaanderen, West-Vlaanderen en Antwerpen ging het Orbis Boekhandel voor de wind. Het bedrijf mikte op een breed publiek (volwassenen, jeugd, kinderen, hooggeschoolden, weinig geschoolden...). De uitgevers-activiteiten van Orbis Boekhandel bleven aanvankelijk beperkt tot de uitgave van twee reeksen, met name "Orbis systematische encyclopedie in kleur" in 5 delen (oplage 40.000) en de 10-delige reeks "Orbis didactisch panorama in kleur" (oplage 10.000).
Vanaf het einde van de jaren 1970 begonnen de verkoopcijfers van Orbis Boekhandel te slabakken. De vraag naar encyclopedieën en andere naslag- en vervolgwerken was duidelijk over haar hoogtepunt heen. De markt in Vlaanderen geraakte stilaan verzadigd. Om het tij te doen keren besliste de familie Goyvaerts, die intussen ook eigenaar van de Brugse uitgeverij Desclée De Brouwer was geworden (zie hierna), om het bedrijf te herstructureren. Tijdens de buitengewone algemene vergadering van 26 juni 1980 werd de maatschappelijke benaming van de naamloze vennootschap gewijzigd in "Orbis en Orion Uitgevers". De oorspronkelijke bedoeling van gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts, die sedert 1977 de meerderheid van de aandelen bezat, was om Desclée De Brouwer Uitgaven NV te laten fusioneren met Orbis Boekhandel NV. Maar door het slechte resultaat van het boekjaar 1979 van de Brugse uitgeverij werd hiervan uiteindelijk afgezien. In de plaats van een officiële fusie werd een andere constructie opgezet. Op 30 maart 1980 werd een protocol van samenwerking afgesloten tussen beide vennootschappen. De Brugse vennootschap bleef voorlopig zelfstan-dig maar haar activiteiten werden sterk uitgehold. Uitgeverij Orion (verantwoordelijk voor de schoolboeken, de literaire en de andere publicaties van Desclée De Brouwer Uitgevers) en Uitgeverij Emmaüs (verantwoordelijk voor de religieuze uitgaven) werden overgeheveld naar de nieuwe vennootschap Orbis en Orion Uitgevers. Daarnaast werd beslist om onder de merknaam Orbis Boekhandel een aantal nieuwe, grote Nederlandstalige vervolgwerken (gewijd aan respectievelijk de geschiedenis van de schilderkunst, het christendom en de geneeskunde) uit te geven. In het verleden was immers gebleken dat de winstmarge op de eigen productie veel groter was dan die van de publicaties die bij andere uitgeverijen werden aangekocht. Om de productiekosten te drukken werd de voorkeur gegeven om een aantal bestaande vervolgwerken uit het Frans en Italiaans te vertalen. Aloïs Goyvaerts hoopte met deze nieuwe reeksen de colportageboekhandel opnieuw te kunnen aanzwengelen.
Omwille van bedrijfseconomische redenen (uitbreidingsmogelijkheden en efficiënter beheer) werd de maatschappelijke zetel van Orbis en Orion Uitgevers NV vanaf 1 februari 1981 overgebracht van de Vekestraat 16 te 2000 Antwerpen naar Zwaluwbeek 3 te 2740 Melsele (handelsregister Sint-Niklaas, nr. 37995). Wegens nijpend plaatsgebrek en toenemende parkeerproblemen werd reeds in 1980 beslist om naar het industrieterrein van Melsele te verhuizen. De keuze om zich in de Beverse randgemeente te vestigen, was vooral ingegeven door de voordelige grondprijs en de strategische ligging nabij de E17 (belangrijk element voor de mobiliteit van de handelsvertegenwoordigers). Met de bouw van het nieuwe kantoor en magazijn werd gestart in mei 1980. De totale kostprijs van het bouwproject bedroeg ongeveer 30 miljoen Belgische franken. Als gevolg van de tegenvallende verkoop, de zware investeringen in materiële vaste activa en de hoge loonlast van het personeel kreeg Orbis en Orion Uitgevers het steeds moeilijker om het hoofd boven water te houden. Omdat de schulden zich opstapelden, werd op de buitengewone algemene vergadering van aandeel-houders van 23 juni 1982 beslist om het maatschappelijk kapitaal met 7 miljoen Belgische franken te verhogen door het creëren van 3500 nieuwe aandelen. Maar ook deze financiële injectie mocht niet baten. Teneinde een faillissement nog te kunnen afwenden, voerde gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts begin mei 1983 gesprekken met de Kluwer Groep Algemene Uitgeverijen te Utrecht over een gehele of gedeeltelijke overname van Orbis en Orion Uitgevers NV door de Nederlandse uitgeverij. Op 10 mei 1983 werd de vennootschap echter door de Rechtbank van Koophandel te Dendermonde (afdeling Sint-Niklaas) failliet verklaard. Rechter in handelszaken Herman De Cuyper stelde de advocaten André Mettepenningen en Marc Schoenmaekers als curatoren aan.
De naamloze vennootschappen Orbis Boekhandel en Orbis en Orion Uitgevers waren typische KMO's. In 1979 telde Orbis Boekhandel in totaal 42 personeelsleden. De vaste en losse handelsvertegenwoordigers (28) vormden de grootste groep. Het administratief, magazijn- en onderhoudspersoneel, werkzaam op het centrale kantoor te Antwerpen, omvatte in totaal 14 personen. Als gevolg van de overname van een deel van de personeelsleden van Desclée De Brouwer Uitgevers steeg het aantal werknemers van Orbis en Orion Uitgevers in 1981 tot 49. De dagelijkse leiding van zowel Orbis Boekhandel NV als van de opvolger Orbis en Orion Uitgevers NV was in handen van gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts. Aanvankelijk was Karel Goyvaerts de belangrijkste aandeelhouder. Als gevolg van gezondheidsproblemen deed Karel Goyvaerts in 1977 een stap terug en werd zijn zoon Aloïs de grootste aandeelhouder.
De Vennootschap voor het Uitgeven van Boeken en Tijdschriften NV heeft een lange voorgeschiedenis. Oorspronkelijk heette deze vennootschap "Biblica NV". Ze werd bij notariële akte van 7 februari 1962 opgericht te Brugge. De maatschappelijke zetel was gevestigd op de Houtkaai 23 (handelsregister Brugge, nr. 35094). Via aandeelhouder Marc Desclée de Maredsous (hij bezat 100 van de 500 aandelen) was Biblica NV gelieerd aan de Franstalige uitgeverij en drukkerij "Desclée-De Brouwer SA" te Brugge (handelsregister Brugge, nr. 3113) waarvan de oorsprong teruggaat tot 1872 (Joseph De Brouwer et Cie). Het dagelijks beheer van Biblica NV was toevertrouwd aan afgevaardigd-beheerder Henry Claeys en Marc Desclée de Maredsous. De activiteiten van Biblica NV waren toegespitst op de uitgave, de verkoop en de handel in liturgische en godsdienstige boeken en drukwerken en op courtage- en commissieverrichtingen ervan.
Op de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van 16 oktober 1968 werd beslist om de naam van de vennootschap te veranderen in "Desclée De Brouwer Uitgevers NV" en de firmanamen "Biblica" en "De Kinkhoren" als bijbenamingen te gebruiken. Terzelfder tijd werd beslist om de activiteiten van de vennootschap uit te breiden tot de uitgave, de verkoop en de handel van allerlei soorten Nederlandstalige boeken en geschriften. Daardoor werd de Nederlandstalige afdeling van de Franstalige uitgeverij Desclée De Brouwer, die in 1941 door Jan François te Brugge was opgericht, voor het eerst in haar bestaan een zelfstandige vennootschap. Voordien vormde de uitgeverij van Jan François, die eerst luisterde naar de naam "De Kinkhoren" (1941-1950) en daarna naar "Desclée De Brouwer - Nederlandse uitgaven" (1950-1968), een juridisch onderdeel van achtereenvolgens de commanditaire vennootschap "Desclée, De Brouwer et Cie" en de naamloze vennootschappen "Desclée-De Brouwer SA" (vanaf 1957), "Sint-Augustinus Drukkerij Desclée-De Brouwer NV" (vanaf 1965) en "Sint-Augustinus Drukkerij NV" (vanaf 1970). Hoewel Jan François aanvankelijk 100 van de oorspronkelijk 500 aandelen van Desclée De Brouwer Uitgevers NV bezat en benoemd werd tot beheerder-directeur van de uitgeverij, bleef de dochteronderneming in handen van het franstalige moederbedrijf. De maatschappe-lijke zetel van Desclée De Brouwer Uitgevers NV bleef trouwens op hetzelfde adres gevestigd als dat van het moederbedrijf (Houtkaai 23 te Brugge). Aangezien Desclée De Brouwer Uitgevers NV strikt juridisch gezien geen nieuwe vennootschap was, maar de voortzetting van Biblica NV, behield ze het handelsregisternummer van de oorspronkelijke vennootschap (handelsregister Brugge, nr. 35094).
Na een doorgevoerde kapitaalsverhoging (14 juli 1970) werden alle aandelen van Desclée De Brouwer Uitgevers NV door Sint-Augustinus Drukkerij NV in september 1970 verkocht aan Uitgeverij Heideland-Orbis NV te Hasselt, de vennootschap van Lodewijk (Lou) Nagels en de familie Goyvaerts. Op de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van 18 september 1970 werd beslist om de maatschappelijke zetel over te brengen van de Houtkaai 23 naar het Wijngaardplein 15 te Brugge. Naast haar officiële benaming gebruikte de vennootschap ook steeds meer de handelsnamen "Uitgeverij Orion" en "Uitgeverij Emmaüs" om haar producten op de markt te brengen. Toen het aandelenpakket van Heideland-Orbis NV in 1975 verkocht werd aan uitgeverij Kluwer te Deventer werden de aandelen van Desclée De Brouwer Uitgevers NV uit de verkoop gelicht en kwamen ze volledig in handen van de familie Goyvaerts (met als grootste aandeelhouder Karel Goyvaerts). In 1976 werd beslist om te verhuizen naar een nieuwe, ruimere locatie in Brugge. Het huurpand in het centrum van de stad werd ingeruild voor een nieuwbouw aan de rand van de stad (industrieterrein). In februari 1977 werd de maatschappelijke zetel officieel overgebracht naar de Lieven Bauwensstraat 19 te 8200 Brugge.
Van bij haar oprichting spitste de NV Desclée De Brouwer Uitgevers zich toe op een aantal specifieke marktsegmenten van het boekenbedrijf. De uitgeverij was vooreerst gespecialiseerd in het uitgeven van schoolboeken voor het middelbaar onderwijs. Ten tweede was zij één van de belangrijkste Vlaamse uitgeverijen op het vlak van bijbeluitgaven en religieuze werken. En ten derde was de vennootschap vooral actief als uitgeefster van Nederlandstalige literaire werken. Toen Desclée De Brouwer Uitgevers in 1970 overging in de handen van de families Goyvaerts en Nagels, bleven de nieuwe eigenaars trouw aan de katholieke en Vlaamsgezinde uitgavepolitiek van stichter Jan François. Gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts zetelde trouwens namens de Volksunie gedurende de jaren 1970 en 1980 in de gemeenteraad van Beveren en de provincieraad van Oost-Vlaanderen.
Vanaf het begin van de jaren 1970 werden de religieuze uitgaven van Desclée De Brouwer Uitgevers voortaan gepubliceerd onder de handelsnaam "Uitgeverij Emmaüs" en de literaire werken (romans en poëzie), de schoolboeken en de andere publicaties onder de handelsnaam "Uitgeverij Orion". Om haar marktaandeel te vergroten en haar boekenfonds uit te breiden, nam de NV Desclée De Brouwer Uitgaven in 1972 de Brugse uitgeverij Verbeke-Loys, die vooral in handboeken wis- en natuurkunde gespecialiseerd was, over. Voor de bijbeluitgaven werd samengewerkt met de Katholieke Bijbelstichting te Boxtel. Desclée De Brouwer Uitgevers publiceerden niet alleen monografieën en boekenreeksen (zowel fictie als non-fictie) maar ook verschillende religieuze, literaire en kunsttijdschriften (Katholieke Wereld, Internationale Katholieke Informatie, de Bladen voor de Poëzie, de Bladen voor de Grafiek...). Behalve werk van Vlaamse en Nederlandse auteurs, verzorgde de uitgeverij ook veel Nederlandstalige vertalingen van boeken van anderstalige en buitenlandse schrijvers. Ofschoon de literaire, religieuze en schooluitgaven steeds de hoofdmoot van het boekenfonds hebben uitgemaakt, bracht Desclée De Brouwer Uitgevers in de loop der jaren steeds meer publicaties op de markt gewijd aan historische, kunsthistorische, maatschappelijke en vrije tijdsonderwerpen. Door de overname van de Brugse uitgeverij "International Publishers' Aid" (van zaakvoerder Pierre Angelet) in 1978 hoopte Aloïs Goyvaerts ook in de niche van de kinderboeken een rol te kunnen spelen. Al vlug kwam hij tot het besef dat hij een kat in een zak had gekocht.
Tijdens de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van 29 juli 1980 werd de maatschappelijke benaming van de naamloze vennootschap gewijzigd in "Vennootschap voor het Uitgeven van Boeken en Tijdschriften NV" (afgekort VUBT) met als bijkomende handelsnaam "Colibrant". Door het overhevelen van de uitgeversactiviteiten en de personeelsleden naar Orbis en Orion Uitgevers stelde de VUBT in de praktijk weinig voor. De VUBT hield zich voornamelijk bezig met het verkopen van de bestaande voorraad boeken. Het boekjaar 1980 werd afgesloten met een verlies van meer dan 12 miljoen Belgische franken. Als gevolg van de weinig rooskleurige situatie werden de meeste personeelsleden ontslagen en besliste de raad van beheer op 29 december 1981 om de maatschappelijke zetel van de VUBT over te brengen naar Melsele (handelsregister Sint-Niklaas, nr. 39269), waardoor de vennootschap voortaan op hetzelfde adres gehuisvest was als Orbis en Orion Uitgevers NV. De eigen activiteiten van de vennootschap werden stopgezet en de volledige voorraad werd overgemaakt aan Orbis en Orion Uitgevers. Voor de overname van de stock en de uitgeversrechten betaalde Orbis en Orion Uitgevers aan de VUBT 12 miljoen Belgische franken. De naamloze vennootschap VUBT werd niet opgeheven, maar bleef als zelfstandige vennootschap bestaan tot mei 1983, toen de rechter het faillissement uitsprak.
Afgemeten aan het aantal personeelsleden en aandeelhouders mag de naamloze vennootschap Desclée De Brouwer Uitgevers als een kleine, familiale onderneming bestempeld worden. In de jaren 1970 stelde de uitgeverij nooit meer dan 20 werknemers (redacteurs, administratief personeel, handelsvertegenwoordigers en magazijniers) tewerk en telde nooit meer dan vijf aandeelhouders. Alle aandeelhouders zetelden in de raad van beheer, waarvan het voorzitter-schap altijd door Karel Goyvaerts werd uitgeoefend. De dagelijkse leiding was in handen van gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts en directeur Jan François. Aloïs Goyvaerts verdeelde zijn tijd over de twee vennootschappen: drie dagen in de week werkte hij in het Antwerpse kantoor van Orbis Boekhandel en twee dagen per week in het Brugse kantoor van Desclée De Brouwer Uitgevers.
Het dynamisch archief van zowel de naamloze vennootschap Orbis Boekhandel als van de naamloze vennootschap Desclée De Brouwer Uitgevers werd gevormd tijdens de periode 1968-1980. Het archief van Orbis Boekhandel werd aanvankelijk bewaard op de maatschappelijke zetel te Antwerpen, dat van Desclée De Brouwer Uitgevers op de maatschappelijke zetel te Brugge. Toen in 1980 beide vennootschappen samensmolten tot de NV Orbis en Orion Uitgevers, werd het statisch archief van beide bedrijven volledig geïntegreerd in het archief van de nieuwe vennootschap. Het archief van Desclée De Brouwer Uitgevers bevatte ook oudere stukken van rechtsvoorgangers (voornamelijk publicatiedossiers en contracten). Het dynamisch archief van de vennootschappen Orbis en Orion Uitgevers en VUBT kwam tot stand tijdens de periode juli 1980 - mei 1983. In januari 1981 verhuisde het archief van Orbis en Orion Uitgevers NV van het oude kantoor in de Vekestraat te Antwerpen naar het nieuwe in Melsele. Eind 1981 werd het archief van de VUBT te Brugge eveneens naar Melsele overgebracht. Nadat de rechter op 10 mei 1983 het vonnis van faillissement had uitgesproken, werden de archieven van beide vennootschappen toevertrouwd aan de curatoren André Mettepenningen (te Belsele) en Marc Schoenmaekers (te Sint-Niklaas).
Over het archiefbeheer van de vennootschappen Orbis Boekhandel en Desclée De Brouwer Uitgevers is weinig geweten. Ook gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts kon ons weinig inlichtingen verschaffen, omdat hij zich nooit persoonlijk over het beheer van het archief heeft ontfermd. Beter ingelicht zijn we over het archiefbeheer ten tijde van Orbis en Orion Uitgevers NV. Het heeft er alle schijn van dat pas na de verhuis naar het nieuwe gebouw te Melsele de directie meer aandacht heeft besteed aan archiefzorg. Zo werden in het voorjaar van 1982 diverse vergaderingen met de stafleden (redacteurs) belegd waarop allerlei afspraken werden gemaakt inzake het bewaren, opbergen, inventariseren en ordenen van archiefdocumenten en documentatie. Administratief medewerkster Nicole Van Aken werd belast met de praktische realisatie ervan.
In het nieuwe kantoorgebouw te Melsele werden de archieven niet op één centrale plek bewaard, maar verspreid over het hele gebouw. Zelfs in de inkomhal werd briefwisseling bewaard. De ruimtelijke opdeling van de archieven was niet gebaseerd op het onderscheid tussen dynamisch en statisch archief en ook niet op basis van de diverse archiefvormers (Orbis en Orion Uitgevers NV, VUBT NV...). De archiefdocumenten werden bewaard per dienst of medewerker die ze ontving of opmaakte. Op het gelijkvloers bevonden zich het bureel van gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts, het secretariaat, de twee computerlokalen, de burelen van de verkoopsadministratie (Jean Keeris en Raymond Goyvaerts) en de kantoren van de boekhouding (Emiel Verschragen) en de hulpboekhouding (Louis Thibos). Op de eerste verdieping waren de burelen van de redacteurs Fernand Bonneure (Uitgeverij Orion), Eduard Verstraeten (afdeling schoolboeken van Uitgeverij Orion), Luk Patovan (Uitgeverij Emmaüs) en Piet Everaerts (Orbis Boekhandel) gevestigd. De archiefdocumenten werden voornamelijk bewaard in ordners, hangmappen en gewone kartonnen mappen en waren opgeborgen in metalen kasten en vaste metalen rekken. Verschillende ordeningsstelsels (seriestelsel en dossierstelsel) werden door elkaar gebruikt.
De verwerving van de archieven van de naamloze vennootschappen Orbis en Orion Uitgevers, VUBT en rechtsvoorgangers door het Rijksarchief gebeurde in juli 1983. De archieven zijn deels door schenking, deels door aankoop in het bezit van het Rijksarchief gekomen. In juni 1983 boden de curatoren André Mettepenningen en Marc Schoenmaekers de publicatie-dossiers van de failliete uitgeverij-boekhandel te koop aan aan het Algemeen Rijksarchief te Brussel, het Archief en Museum voor het Vlaamse Cultuurleven (AMVC) te Antwerpen en de Katholieke Universiteit Leuven. De curatoren kwamen overeen dat de hoogste bieder automatisch eigenaar werd van de andere archiefdocumenten. Algemeen rijksarchivaris Carlos Wyffels bood 100.000 Belgische franken (exclusief 17% btw) voor de bijna in totaal 1600 dossiers met correspondentie, contracten en andere stukken betreffende auteurs en kunstenaars. Het AMVC en de KULeuven wensten geen hoger bod te doen, waardoor het Rijksarchief op 7 juli 1983 eigenaar werd van het hele bedrijfsarchief. In de verkoops-overeenkomst stond tevens dat het curateel archief vijf jaar na afsluiting van de faling door de curatoren aan het Rijksarchief zou worden overgemaakt. Dit is echter nooit gebeurd!
Het bedrijfsarchief werd op 7 en 8 juli 1983 overgebracht naar het Rijksarchief te Beveren (aanwinstnummer 1983/46), waar het sindsdien als twee archiefblokken werd bewaard. Het archiefbloknummer 1246 droeg als naam "Orbis en Orion Uitgevers NV auteurdossiers" en omvatte de aangekochte publicatiedossiers. In totaal ging het om 20,6 strekkende meter archief. Het andere deel van het bedrijfsarchief, dat aan het Rijksarchief werd geschonken, kreeg als bloknaam "Orbis en Orion Uitgevers NV ongeordend" en als bloknummer 1247. De omvang van dit archiefblok bedroeg 156,2 strekkende meter. In totaal werd dus 176,8 strekkende meter archief aan het Rijksarchief te Beveren overgemaakt. De boeken die de failliete vennootschappen Orbis en Orion Uitgevers en VUBT nog in stock hadden, maakten uiteraard geen deel uit van deze archiefoverdracht. De publicaties in voorraad werden door de twee curatoren te Sint-Niklaas op 6 en 7 september 1983 openbaar verkocht aan de meestbiedenden.
Alvorens het archief naar het Rijksarchief te Beveren werd overgebracht, werd in het bedrijfsgebouw te Melsele in juli 1983 een inspectie uitgevoerd door de archivarissen Juul Verhelst en Griet Maréchal van het Algemeen Rijksarchief te Brussel. Zij maakten aantekeningen en schetsen van de verschillende bureaus en lokalen waar het bedrijfsarchief bewaard werd. Tevens werd een summiere lijst opgesteld van de inhoud van de kartonnen (niet-zuurvrije) dozen waarmee de archiefstukken naar Beveren getransporteerd werden (zie nr. 8025 van het Centraal Dossier van het Rijksarchief Beveren).
Zoals uit de titel van de inventaris kan worden afgeleid, heeft deze toegang betrekking op een zogenaamd "conglomeraatarchief", dat wil zeggen dat in de inventaris meerdere aanverwante archieven zijn opgenomen en beschreven. De inventaris geeft een overzicht van de archiefvorming van verschillende naamloze vennootschappen die via de familie Goyvaerts (aandeelhoudersgroep) met elkaar nauw verwant waren. De toegang bevat voornamelijk de archieven van de volgende naamloze vennootschappen: Orbis Boekhandel, Desclée De Brouwer Uitgevers (en rechtsvoorgangers), Orbis en Orion Uitgevers en Vennootschap voor het Uitgeven van Boeken en Tijdschriften. In totaal omvat het archiefbestand na selectie, schoning en verpakking (voorlopig nog onbekend) strekkende meter.
Geografisch heeft het conglomeraatarchief hoofdzakelijk betrekking op Vlaanderen en in mindere mate op Nederland en Brussel. Het merendeel van de archiefdocumenten slaat op de periode 1960-1983. De oudste bescheiden dateren uit de eerste helft van de 20ste eeuw. Het oudste stuk is een auteurscontract uit 1923. De auteurscontracten vormen meteen ook de oudste reeks van het archief. Vanaf 1968 lichten de verschillende reeksen en documenten ons vrij uitvoerig in over de oprichting, de wijzigingen en de statuten van de opeenvolgende vennootschappen, de organisatie, het bestuur, het commercieel beleid, de verkoop- en de productiecijfers, de interne bedrijfscommunicatie, de public relations en het publiciteitsbeleid, de zakelijke relaties met auteurs, uitgeverijen, drukkerijen, leveranciers, klanten, beroeps-verenigingen en andere organisaties, de boekhouding en de financiën, het personeelsbestand en -beleid en de verloning van de werknemers.
Het archief bezit veel onderzoekspotentieel. Het archiefmateriaal is voldoende omvangrijk en voldoende heterogeen samengesteld om als basis te dienen voor het schrijven van een wetenschappelijke studie over de bedrijfsgeschiedenis van Orbis en Orion Uitgevers (en voorgangers) of voor het wijden van één of meer studies aan bepaalde deelaspecten van het boeken- en uitgeversbedrijf in Vlaanderen.
Omwille van de inhoud en de omvang dienen twee archiefreeksen in het bijzonder vermeld te worden. Zij overstijgen het regionale belang. Op de eerste plaats moet gewezen worden op de gigantische reeks met contracten van intekenaars op diverse encyclopedieën en andere vervolgwerken die tussen 1965 en 1983 tot stand kwam. Aangezien Orbis Boekhandel op het gebied van de verkoop van encyclopedieën en vervolgwerken de absolute nummer één in Vlaanderen was, is het mogelijk om (betrouwbaar) statistisch onderzoek te verrichten naar het koopgedrag van de Vlaamse bevolking in de jaren zestig, zeventig en tachtig van de 20ste eeuw. Het feit dat in de contracten telkens het beroep van de intekenaar wordt vermeld, maakt de reeks vanuit sociologisch oogpunt alleen nog aantrekkelijker.
Hét kroonjuweel van het conglomeraatarchief is zonder twijfel de reeks met publicatiedossiers (verkeerdelijk ook wel auteursdossiers genoemd) (2). Deze reeks omvat bijna vijftig jaar uitgeverijgeschiedenis. De oudste dossiers dateren uit het einde van de jaren 1930 en het begin van de jaren 1940. De reeks werd opgestart door Jan François, toen hij met de Nederlandse afdeling van de Franstalige uitgeverij Desclée De Brouwer begon, en werd verdergezet door Orbis en Orion Uitgevers. In totaal omvat de reeks bijna 1600 dossiers over evenveel publicaties! De serie lijkt vrij volledig te zijn en geeft dus een goed beeld over het aantal en soort van publicaties die Orbis en Orion Uitgevers en voorganger Desclée De Brouwer in de loop der jaren hebben uitgegeven. De reeks slaat op alle soorten publicaties: literaire, religieuze, historische, kunsthistorische werken, boeken over maatschappij en vrije tijd, jeugdboeken, schoolboeken, grafische uitgaven... In hun meest volledige vorm bevatten de dossiers: briefwisseling met auteurs en drukkerijen, contracten met auteurs en buitenlandse uitgeverijen, bestekken, nota's, kostprijsberekeningen, prijsoffertes, inhoudstafels, kaftont-werpen, originele illustraties, (gecorrigeerde) drukproeven, boekillustraties, verschenen recensies in kranten en tijdschriften, boekbesprekingen voor de radio (BRT), lijsten van ontvangers van recensie-exemplaren, reclamefolders en prospectussen, lijsten met potentiële kopers, fragmenten van originele manuscripten, beoordelingsformulieren, foto's, diapositieven, doodsbrieven, overlijdensberichten, krantenartikelen en biografische nota's van auteurs, rapporten van leescomités, stukken betreffende de uitreiking van literaire prijzen...
Sommige dossiers zijn uitgebreid, andere dan weer heel beknopt. Aangezien een groot aantal Vlaamse en Nederlandse romanschrijvers en dichters bij Desclée De Brouwer en Orbis en Orion Uitgevers hebben gepubliceerd, is deze reeks voor de studie van de Nederlandstalige literatuurgeschiedenis en voor biografische studies over schrijvers of dichters uiterst interessant. Johan Anthierens, Aster Berkhof, Louis Paul Boon, Raymond Brulez, Johan Daisne, J.L. De Belder, Herman De Coninck, Jozef Deleu, Gerard De Ley, Anne Dellart, André Demedts, Valère Depauw, José De Poortere, Guido Gezelle, Maurice Gilliams, Luuk Gruwez, Karel Jonckheere, Hubert Lampo, Gwij Mandelinck, Werner Pauwels, Leo Pleysier, Fem Rutke, Clem Schouwenaars, Willy Spillebeen, Stijn Streuvels, Felix Timmermans, Anton Van Wilderode en Albert Westerlinck zijn slechts enkele auteurs waarvan één of meerdere publicatiedossiers bewaard bleven.
Er dient te worden aangestipt dat het conglomeraatarchief enkel bedrijfsdocumenten bevat. Stukken die eigenlijk thuishoren in het privé-archief van de familie Goyvaerts of het persoonlijk archief van gedelegeerd beheerder Aloïs Goyvaerts werden dus niet aangetroffen (zoals dat bij vele andere bedrijfsarchieven vaak wel het geval is).
Alle archiefbescheiden die in de inventaris worden beschreven, hebben papier als gegevens-drager. Andere media (zoals films voor offsetdruk en magneetbanden van computers) hebben ooit deel uitgemaakt van het archief, maar werden vóór of tijdens de bewerkingsfase uit het archief verwijderd.
Taal en schrift van de documenten
Het merendeel van de stukken is in het Nederlands opgesteld. Een minderheid van de documenten is in het Frans, Engels, Duits en Italiaans.
Er mag gesteld worden dat op het moment dat het conglomeraatarchief aan het Rijksarchief te Beveren werd overgemaakt, het in vrij volledige staat verkeerde. Wel legden de curatoren, zoals bij elk gerechtelijk faillissement gebruikelijk is, beslag op de belangrijkste beleids-documenten (onder meer de verslagen van de raad van beheer) en boekhoudkundige stukken (onder meer de jaarrekeningen) van de failliete vennootschappen. Na afwikkeling van de juridische procedures en nadat de officiële bewaartermijn verstreken was, zijn deze stukken niet naar het bedrijfsarchief teruggekeerd, maar door de curatoren vernietigd geworden. Slechts van een deel van deze stukken zijn kopieën in het archief bewaard. Uit de notities van de rijksarchivarissen Juul Verhelst en Griet Maréchal blijkt dat zij tijdens hun inspectiebezoek aan het bedrijfsgebouw te Melsele in 1983 geen enkele vorm van selectie hebben uitgevoerd. Vandaar vonden we het nodig om het archief tijdens de bewerkingsfase aan een strenge kwalitatieve microselectie te onderwerpen. Stukken die voor het historisch onderzoek weinig of geen relevant nut vertoonden of geen administratief-juridische waarde meer bezaten, werden uit het archief verwijderd. De enorme omvang van het archiefbestand (meer dan 176 strekkende meter) noodzaakte daartoe.
Al snel bleek dat een aanzienlijk deel van de bedrijfsboekhouding in aanmerking kwam voor selectie. In zowel de klanten- als de leveranciersboekhouding werd zwaar geselecteerd. Enkel stukken met een synthetische of hoge informatieve waarde werden weerhouden. Alle facturen, credit-, debet- en verzendingsnota's betreffende leveranciers werden uit het archiefbestand gelicht en fysiek vernietigd, omdat zij geen informatieve meerwaarde opleverden. De klantenboekhouding bleek nog omvangrijker dan die van de leveranciers. Dit kwam vooral door de specifieke handelsactiviteiten van Orbis Boekhandel. Als colportage- en verzend-boekhandel produceerde deze naamloze vennootschap een massa aan boekhoudkundige documenten. Doordat Orbis Boekhandel gespecialiseerd was in de verkoop van grote encyclopedieën en andere vervolgwerken, waren de leveringen van de boekdelen en de betalingen door de klanten meestal gespreid over meerdere jaren (soms meer dan tien jaar!) waardoor het bedrijf verplicht was om alle transacties zorgvuldig te registreren en bij te houden. Toen in 1973 de klantenadministratie geautomatiseerd werd (ingebruikname van de eerste computer) vermenigvuldigde de papierberg zich nog sneller. Aangezien het merendeel van de duizenden computerlijsten, -bladen, -fiches en magneetkaarten alleen maar codes bevatten, hebben we dit bulkarchief niet bewaard. Ook de ontelbare formulieren die de handelsvertegenwoordigers voor elke nieuwe klant en bestelling moesten invullen, de vele losse rekeninguittreksels van de klanten en de talrijke adreslijsten en steekkaarten van de klanten werden vernietigd. Immers, de voornaamste gegevens over de klanten zijn terug te vinden in de klantencontracten die we uiteraard bewaard hebben (zie hoger).
Behalve in de boekhouding werd ook zwaar geselecteerd in de documentatie. Als boekhandel en uitgeverij ontvingen Orbis en Orion Uitgevers en rechtsvoorgangers heel veel catalogi, brochures, reclamefolders en prospectussen over encyclopedieën, boekenreeksen en tijdschriften van andere uitgeverijen. Indien bij deze stukken geen administratieve documenten (bijvoorbeeld briefwisseling) werden aangetroffen, werden ze uit het archief verwijderd. Het spreekt voor zich dat we hetzelfde deden met reclamedrukwerk van allerlei andere firma's en leveranciers. Het bedrijfsarchief bevatte ook een tamelijk grote collectie van foto's die als illustratiemateriaal voor uitgaven dienst hadden gedaan. Wij vonden het evenwel niet relevant om deze verzameling in de inventaris op te nemen. Enkel de bedrijfsfoto's (foto's van medewerkers, auteurs, bedrijfsgebouwen, boeken, beurzen en andere evenementen...) kregen in de inventaris een nummer toegewezen. Een kleine selectie van deze bedrijfsfoto's werd in de bijlage van de algemene beschrijving van het archief opgenomen.
Hoewel drukproeven en offsetfilmen van publicaties in feite documenten zijn die tot het productieproces van een uitgeverij kunnen gerekend worden, werden ook deze stukken uit het archief gelicht. We namen hierbij het standpunt in dat de historisch-wetenschappelijke waarde van deze documenten bijzonder gering is, en ze daarom beter bewaard worden in een aparte (technische) verzameling.
Niet alleen als gevolg van selectie, maar ook ten gevolge van het schonen werden documenten uit het archief gelicht. Door de introductie van de kopieermachine werden vanaf de jaren 1970 veel documenten in veelvoud aangemaakt. Aangezien het bewaren van meerdere identieke exemplaren geen enkel archivistisch nut heeft, werden deze uit het conglomeraatarchief verwijderd. Bij het schonen werd een uitzondering gemaakt voor documenten waarvan zich een dubbel in een dossier bevond. Om de context te bewaren en de authenticiteit van het dossier te respecteren, werden deze dubbels op hun plaats gelaten. Tijdens de bewerkingsfase werd in totaal 97,9 strekkende meter archief fysiek vernietigd.
Het conglomeraatarchief van de naamloze vennootschappen Orbis en Orion Uitgevers en VUBT en van hun rechtsvoorgangers is een afgesloten bestand, met andere woorden het archiefbestand zal in de toekomst niet verder aangroeien.
Zoals reeds vermeld is het ontsloten bedrijfsarchief een vrij complex conglomeraatarchief van zowel naamloze vennootschappen die gelijktijdig hebben bestaan als van vennootschappen die elkaar chronologisch hebben opgevolgd. Het bevat de schriftelijke neerslag van de commerciële activiteiten van de familie Goyvaerts (vooral Aloïs en vader Karel) in de uitgevers- en boekhandelsector. Gelet op het feit dat de archiefbestanden van de verschillende vennootschappen nauw met elkaar verwant waren, was het gerechtvaardigd om ze in één toegang te beschrijven, op voorwaarde uiteraard dat zij naar hun herkomst gescheiden werden gehouden. Wel hebben we de nummering van de archiefbestanddelen in de toegang gewoon laten doorlopen, omdat dit vanuit het oogpunt van het beheer grote voordelen biedt.
Bij het bepalen van de definitieve ordening van het conglomeraatarchief hebben we ons laten leiden door drie basisbeginselen. Ten eerste moest de structuur van het archief een logische constructie zijn, ten tweede moest ze systematisch opgebouwd zijn en ten derde moest ze ontleend zijn aan het functioneren van de archiefvormers zelf. Aangezien deze inventaris meerdere bedrijfsarchieven ontsluit, lag het voor de hand om de hoofdstructuur van de inventaris te baseren op de verschillende archiefvormers. Met andere woorden: op de naamloze vennootschappen (van de familie Goyvaerts) die archief hebben gevormd. Daardoor krijgt de gebruiker van de inventaris een klaar beeld van de belangrijke juridische en chronologische breuklijnen in de bedrijfsvoering en de archiefvorming.
De inventaris is opgedeeld in zes hoofdstukken. Het eerste hoofdstuk heeft betrekking op het archief van Orbis Boekhandel NV (1968-1980), het tweede hoofdstuk op het archief van Desclée De Brouwer Uitgevers NV (1968-1980), het derde hoofdstuk op het archief van Orbis en Orion Uitgevers NV (1980-1983) en het vierde op het archief van de Vennootschap voor het Uitgeven van Boeken en Tijdschriften (1980-1983). De volgorde van de archieven in de inventaris werd chronologisch bepaald op basis van de oprichtingsdata van de verschillende vennootschappen of op basis van de datum dat de familie Goyvaerts aandeelhouder werd (in het geval van Desclée De Brouwer Uitgevers NV).
Hoofdstuk vijf van de inventaris is geheel gewijd aan de reeks "publicatiedossiers". Om diverse redenen werd voor deze reeks een apart hoofdstuk voorzien. Ten eerste betreft het een zeer omvangrijke serie. In totaal gaat het om ruim 1568 inventarisnummers, met andere woorden de reeks neemt bijna de helft van alle inventarisnummers in beslag. Ten tweede bestrijkt de serie een zeer lange periode (1941-1983). De oudste dossiers dateren uit de periode dat Jan François startte met de Nederlandse afdeling van Desclée De Brouwer. Ten derde hebben de opeenvolgende archiefvormers altijd gewaakt over de archivistische eenheid van de reeks en ten vierde vormde de reeks sinds de verwerving in 1983 altijd een apart archiefblok binnen het depot van het Rijksarchief Beveren. Dit komt omdat de publicatie-dossiers werden aangekocht (in tegenstelling tot het andere deel van het bedrijfsarchief).
In hoofdstuk zes werden alle stukken samengebracht die voor documentatie kunnen doorgaan. Het gaat voornamelijk om bedrijfsfoto's en tekeningen (die als illustratiemateriaal voor publicaties hebben gediend).
Hoewel we bij het opstellen van de archiefstructuur rekening hebben gehouden met de archiefvorming, weerspiegelt ons archiefschema niet de zogenaamde "oude orde", dat wil zeggen de oorspronkelijke, door de archiefvormer bepaalde structuur. Dit heeft voornamelijk met drie redenen te maken. Een eerste reden is dat de oude orde simpelweg niet kon worden gereconstrueerd bij gebrek aan noodzakelijke informatie. We beschikten immers over weinig of geen ordeningsplannen, eigentijdse inventarissen, plaatsingslijsten of aantekeningen uit de dynamische fase. Ten tweede is de structuur van de archieven in de loop der tijd wellicht meerdere malen aangepast geworden. De vraag is dan: welke oude orde nemen we in de inventaris over? En ten derde is de toepassing van het beginsel van de oude orde meestal meer relevant voor archieven van overheidsinstellingen dan voor bedrijfsarchieven.
Omdat in vele gevallen de oude orde niet achterhaald kan worden, worden bedrijfsarchieven veelal geordend volgens twee model-archiefschema's (van elk archiefschema vindt men een model in COPPENS H., De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief, Brussel, 1997, p. 485-489). Ofwel kiest men voor een hoofdindeling die gebaseerd is op de organisatiestructuur ofwel voor een hoofdindeling volgens de activiteiten en de functies van de onderneming (functionele indeling). Rekening houdend met het feit dat ten eerste de verschillende naamloze vennootschappen waarin de familie Goyvaerts participeerde, relatief kleine bedrijven waren die weinig hiërarchisch gestructureerd waren (weinig afdelingen/diensten) en ten tweede het niet altijd duidelijk was welke documenten door welke afdeling of dienst ontvangen, opgemaakt, gebruikt en bewaard werden, leek het ons eerder aangewezen om voor een functionele indeling van het archiefbestand te kiezen. Bovendien brengt een indeling die op het hoogste niveau gebaseerd is op het functioneren van de archiefvormer beter het verband tussen de handelingen en activiteiten van de onderneming en de archiefvorming tot uitdrukking.
Bij een functionele indeling van een bedrijfsarchief weerspiegelt de structuur van de inventaris de grote bedrijfsprocessen. Op basis van de belangrijkste werkprocessen van het bedrijf worden de documenten ingedeeld in een aantal afdelingen: algemeen beheer, financieel en boekhoudkundig beheer, personeelsbeheer, commercieel beheer, productie- en researchbeheer...). (zie onder meer GERBIER J., Organisation et fonctionnement de l'entreprise, Lavoisier, 1993; LE GOFF A., Typologie des archives d'entreprise, Roubaix, 1995; VANCOPPENOLLE C., Bedrijfsarchieven: een grote verscheidenheid, in VANCOPPENOLLE C., Een succesvolle onderneming. Handleiding voor het schrijven van een bedrijfsgeschiedenis, Brussel, 2005, p. 79-111).
Afhankelijk van de omvang en de complexiteit van de archieven van de verschillende vennootschappen werden de archiefbestanddelen hiërarchisch ingedeeld in afdelingen (hoogste niveau), hoofdrubrieken (tussenniveau) en rubrieken en subrubrieken (laagste niveau). Om het overzichtelijk te houden werd doelbewust voor een eenvoudige en repetitieve structuur gekozen. De hoofdstructuur van ons archiefschema ziet er als volgt uit:
ARCHIEF VAN ORBIS BOEKHANDEL NV
Algemeen beheer
Financieel beheer
Personeelsbeheer
Commercieel beheer
ARCHIEF VAN DESCLéE DE BROUWER UITGEVERS NV
Algemeen beheer
Financieel beheer
Personeelsbeheer
Commercieel en productiebeheer
ARCHIEF VAN ORBIS EN ORION UITGEVERS NV
Algemeen beheer
Financieel beheer
Personeelsbeheer
ARCHIEF VAN VENNOOTSCHAP VOOR HET UITGEVEN VAN BOEKEN EN TIJDSCHRIFTEN NV
Algemeen beheer
Financieel beheer
Commercieel beheer
PUBLICATIEDOSSIERS
Uitgaven van uitgeverij Orbis Boekhandel
Uitgaven van uitgeverij Desclée De Brouwer, uitgeverij Orion en uitgeverij Emmaüs
Grafische publicaties van uitgeverij Orion
DOCUMENTATIE
Foto's
Tekeningen
Andere documentatie
Uit de titels van de afdelingen kan vrij gemakkelijk worden afgeleid op welke plaats in de inventaris de verschillende archiefdocumenten werden opgenomen. Voor een goed begrip van de archiefstructuur is het evenwel noodzakelijk om een aantal keuzes te verduidelijken. Onder de afdeling "algemeen beheer" werden alle archiefdocumenten geplaatst die betrekking hadden op het beleid en de belangrijke gebeurtenissen van de naamloze vennootschap (oprichting, naamswijziging, verandering van statuten, fusies...). Alles wat met de boekhouding te maken had, werd ondergebracht bij de afdeling "financieel beheer". Elke indeling is natuurlijk arbitrair, waardoor het kan gebeuren dat bepaalde archiefstukken en reeksen in de praktijk onder meerdere afdelingen of rubrieken geklasseerd kunnen worden. In dat geval werd geopteerd om het document of de reeks in die afdeling of rubriek te plaatsen die naar ons aanvoelen het best correspondeerde met de kerninhoud van het stuk of de reeks. De stukken betreffende de loonadministratie werden bijvoorbeeld samengebracht in de afdeling "personeelsbeheer", maar zouden in principe ook niet hebben misstaan in de rubriek "boekhouding" van de afdeling "financieel beheer".
Bij het overlopen van het archiefschema zal men merken dat bij het archief van Orbis en Orion Uitgevers NV de afdeling "commercieel en productiebeheer" ontbreekt, terwijl deze naamloze vennootschap nochtans wel degelijk archiefdocumenten in verband met commercieel beheer en productiebeheer heeft gevormd. Hoe moet deze tegenstrijdigheid geïnterpreteerd worden? Dit komt omdat enerzijds de hoofdstructuur van de inventaris gebaseerd is op juridisch-chronologische cesuren, met name de begin- en eindata van de verschillende naamloze vennootschappen, en anderzijds veel reeksen, dossiers en onderwerpsmappen geen rekening houden met deze (zuiver institutionele) breuklijnen. Veel series en dossiers die tijdens de periode van Orbis Boekhandel of Desclée De Brouwer Uitgevers aangelegd zijn, werden naar aanleiding van de opheffing van beide vennootschappen niet afgesloten of stopgezet, maar werden door de rechtsopvolger (Orbis en Orion Uitgevers NV) overgenomen, verdergezet en aangevuld. Vanuit archivistisch oogpunt leek het ons onverantwoord (en bovendien heel tijdrovend) om deze series en dossiers chronologisch te gaan opsplitsen en over de verschillende vennootschappen te verdelen. Een betere oplossing leek ons om te werken met pro-memoriebeschrijvingen (zogenaamde "blanco nummers"), waardoor de archiefbestanddelen die betrekking hebben op meer dan één vennootschap, zowel in het archief van de ene vennootschap als in het archief van de andere vennootschap vermeld worden. Toch hebben we deze techniek uiteindelijk niet toegepast omdat het aantal blanco nummers in de praktijk bijzonder hoog zou hebben gelegen, waardoor de inventaris alleen maar nodeloos zou zijn aangezwollen zonder dat dit voor de gebruiker van de inventaris een meerwaarde zou hebben opgeleverd.
Er werd daarom voor een alternatieve (minder papier verspillende) oplossing gekozen. Wij hebben ervoor geopteerd om de reeksen, dossiers en onderwerpmappen die betrekking hebben op verschillende vennootschappen slechts op één plaats in de inventaris te vermelden, met name in het archief van de naamloze vennootschap die de reeks opstartte of het dossier of de onderwerpsmap aanlegde. Daardoor telt het archief van Orbis en Orion Uitgevers NV ogenschijnlijk veel minder inventarisnummers dan de archieven van haar rechtsvoorgangers. Deze werkwijze was enkel nodig bij het archief van Orbis en Orion Uitgevers NV (hoofdstuk 3). Bij het archief van de VUBT (hoofdstuk 4) stelde het probleem zich niet. In hoofdstuk 3 wordt de gebruiker er expliciet op gewezen (door het geven van contextinfomatie bij de afdelingstitels) dat: 1. dit deel van de inventaris enkel de archiefbestanddelen bevat die werden ontvangen of opgemaakt vanaf de oprichtingsdatum van de naamloze vennootschap Orbis en Orion Uitgevers (26 juni 1980) én het voorwerp uitmaakten van uitsluitend nieuwe dossiers, onderwerpsmappen of reeksen, en 2. de reeksen, dossiers en onderwerpsmappen die reeds bestonden en (na 26 juni 1980) enkel met nieuwe stukken werden aangevuld, reeds beschreven werden in hoofdstuk 1 of hoofdstuk 2.
Het ontbreken van de afdeling "personeelsbeheer" in het archief van de VUBT kan worden verklaard doordat deze naamloze vennootschap geen personeel in loondienst had. Uiteraard is het ontbreken van documenten over ondernemingsraden, veiligheidscomités en vakbonden toe te schrijven aan de afwezigheid van deze overlegorganen en werknemersorganisaties in de respectievelijke vennootschappen (wettelijk niet verplicht wegens te weinig werknemers).
De publicatiedossiers die in hoofdstuk 5 beschreven staan, hebben betrekking op specifieke publicaties (boektitels) en hebben altijd een aparte archiefreeks gevormd. Daarnaast bewaarden diverse redacteurs een aantal publicatiedossiers in hun bureau. Het gaat om dossiers die voornamelijk betrekking hadden op de uitgaven van bepaalde reeksen (niet op één publicatie) en tijdschriften. Omdat ze door de archiefvomer apart werden bewaard, werden deze dossiers niet opgenomen in hoofdstuk 4 (publicatiedossiers) maar in hoofdstuk 3 (commercieel- en productiebeheer) onder de rubriek "redactionele activiteiten" geplaatst.
Doorgaans werden de reeksen, dossiers, onderwerpsmappen en archiefbestanddelen strikt chronologisch (de datum van het ontwikkelingsstadium) gerangschikt. Voor enkele reeksen werd van deze regel afgeweken. In navolging van de archiefvormer werden ze ofwel alfabetisch op naam (van voornamelijk personen of gemeenten) ofwel op nummer (van bijvoorbeeld contracten) geordend.
Het merendeel van de inventarisnummers is vrij en onmiddellijk raadpleegbaar. Dit geldt evenwel niet voor documenten die privacy-gevoelige informatie bevatten. De wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer legt op dit vlak beperkingen op. Documenten die privacy-gevoelige gegevens bevatten en die jonger dan 100 jaar zijn, zijn in principe niet openbaar. Deze stukken kunnen enkel geraadpleegd worden mits toestemming van de betrokkene(n) en/of het diensthoofd van het Rijksarchief Beveren. Elke aanvraag zal afzonderlijk onderzocht worden. De betreffende stukken zijn vooral terug te vinden in de afdeling "personeelsbeheer". Indien archiefbescheiden niet vrij mogen worden geraadpleegd, staat dit steeds expliciet in annotatie vermeld bij de beschrijving van het betreffende archiefnummer.
De meeste documenten mogen reproduceerd worden. Uiteraard geldt dit niet voor privacy-gevoelige documenten. Voor de reproductie van archiefstukken gelden de voorwaarden en tarieven van toepassing in het Rijksarchief.
Tot nu toe was het conglomeraatarchief ontsloten door twee plaatsingslijsten. Men kon beschikken over de Plaatsingslijst van de auteursdossiers van uitgeverij Orbis en Orion Uitgevers NV te Melsele (1941-1983) (toegang B57 van het Rijksarchief te Beveren) en de Plaatsingslijst van het archief van uitgeverij Orbis en Orion Uitgevers NV te Melsele (1941-1983) (toegang B58 van het Rijksarchief te Beveren). Toegang B58 was in feite geen plaatsingslijst, maar een summiere, met de hand geschreven, overdrachtslijst (opgemaakt in 1983). De rangschikking van de opgesomde archiefreeksen kwam immers niet overeen met hun plaatsing in het depot. De aangekochte publicatiedossiers waren veel beter ontsloten dan de rest van het conglomeraatarchief. In 2000 werden de betreffende dossiers door archivaris Jozef Bekers en archiefmedewerker Luc Heerwegh hernummerd, herverpakt en voorzien van een getypte plaatsingslijst. Toegang B57 bevatte bovendien een klapper op de auteursnamen.
De nieuwe inventaris vervangt de oude toegangen B57 en B58. Deze lijsten zijn niet langer bruikbaar.
Een exhaustieve verklarende woordenlijst van de gebruikte redactionele en materiële vormen is hier niet op zijn plaats. Indien bepaalde redactionele en materiële termen onduidelijk zijn, kan men steeds terecht bij COPPENS H., Archiefterminologie, Brussel, 2004.
De opgegeven data na de inhoudsomschrijving hebben steeds betrekking op het ontvangen of opmaken van de stukken en niet op de handeling of de beschreven gebeurtenis. Uitzondering vormen de jaarstukken (bijvoorbeeld jaarrekeningen) die altijd gedateerd werden op het boek- of dienstjaar. Gereconstrueerde dateringen (bij ongedateerde stukken) werden telkens tussen rechte haken [ ] geplaatst.
Indien de opsteller van het dossier, de onderwerpsmap of het document met naam bekend is, wordt bij de beschrijving van het archiefbestanddeel de auteur in annotatie vermeld.
De toegang is voorzien van een index. In de index zijn de namen van personen, bedrijven, instellingen en verenigingen opgenomen. In de gedrukte versie van de inventaris werd geen plaatsnamen- of zakenindex opgenomen. In de digitale versie (raadpleegbaar via de website en de toegangendatabank van het Rijksarchief) zal de gebruiker wel op plaatsnaam en andere trefwoorden kunnen zoeken.
Onderstaande bibliografische lijst bevat uitsluitend gedrukte publicaties die rechtstreeks betrekking hebben op de archiefvormers en de archiefbestanden die in voorliggende inventaris worden beschreven.
COPPEJANS-DESMEDT, H., LUYCKX C. e.a., Bedrijfsarchieven toegankelijk voor het publiek in België. Supplement op de "Gids van de bedrijfsarchieven bewaard in de openbare depots van België, Brussel, 1998, p. 74, 82-83.
DE SCHRIJVER R., DE WEVER B. e.a., Nieuwe Encyclopedie van de Vlaamse Beweging Tielt, 1998.
PRENEEL M., Overzicht van de archieven in het Rijksarchief te Beveren. Archiefvormers van het ressort Vlaanderen, Brussel, 2006, p. 759-760, 762-764.
SIMONS L., Geschiedenis van de uitgeverijen in Vlaanderen, deel 2, Tielt, 1986.
De inventarisatie van het conglomeraatarchief nam in totaal ongeveer 8 maanden in beslag. De werkzaamheden gingen van start in januari 2008. De inventaris was klaar midden augustus 2008. De relatief lange inventarisatieperiode is vooral toe te schrijven aan de omvang (meer dan 176 strekkende meter!) en de moeilijkheidsgraad van het conglomeraatarchief. Sedert de verwerving in 1983 door het Rijksarchief Beveren was het archief opgedeeld in twee archiefblokken. Beide blokken stonden opgesteld in depot 32. Het eerste blok omvatte 156 meter ongeordend archief. We troffen het in een wanordelijke staat aan. Al vlug bleek dat toegang B58 voor een eerste ordening van het archief weinig bruikbaar was omdat het geen echte plaatsingslijst betrof, maar een overdrachtslijst. Het tweede blok (bijna 21 strekkende meter) bevatte de aangekochte publicatiedossiers en sloot fysiek onmiddellijk aan bij het eerste blok. Voor de ordening van dit blok konden we in eerste instantie terugvallen op toegang B57, die in 2000 door archivaris Jozef Bekers en archiefmedewerker Luc Heerwegh was opgesteld. Omwille van het feit dat beide blokken uiteindelijk geïntegreerd moesten worden, werd ook dit blok door ons herordend en hernummerd.
Gelet op de cultureel-historische en wetenschappelijke waarde en de omvang van het archiefbestand werd gekozen voor een klassieke archiefinventaris. Een plaatsingslijst of beknopte inventaris zou afbreuk doen aan de intrinsieke waarde van het betreffende conglomeraatarchief. Het eindproduct van de inventarisatie moest een ontsluitingsinstrument met een hoog synthetisch gehalte opleveren dat inzicht zou bieden in de belangrijkste werkprocessen van de opeenvolgende archiefvormers. Het globaal beschrijven van de socio-economische en financiële processen én de besluitvormingsprocessen van de verschillende vennootschappen vormde het uitgangspunt van de inventaris. Gezien de omvang van het archiefbestand was het onverantwoord om op stukniveau te beschrijven. De uiteindelijke ontsluitingsintensiteit bedraagt gemiddeld 41 archiefbeschrijvingen per strekkende meter. De gehanteerde beschrijvingsdiepte is conform de conventionele beschrijvingselementen van een klassieke inventaris. Inzake bewerkingsmethode werd geopteerd voor de zogenaamde "inductieve methode". Dat wil zeggen dat eerst geanalyseerd en beschreven werd, waardoor geleidelijk aan het inzicht in de taken en activiteiten van de archiefvormers groeide teneinde een passend indelingschema te kunnen ontwerpen en een definitieve volgorde aan de stukken te kunnen toekennen.
De inventaris is opgesteld volgens de nieuwe richtlijnen van het Rijksarchief inzake inventarisatie (Richtlijnen voor de inhoud en vormgeving van een archiefinventaris, Brussel, 2008). De nieuwe richtlijnen zijn conform met de internationale norm inzake de beschrijving van archieven, de zogenaamde 'ISAD(G)-standaard' (de pdf-versie van de Nederlandse vertaling van de tweede uitgave van General International Standard Archival Description (2004) is beschikbaar op de website van de Internationale Archiefraad (http://www.ica.org onder 'Standards'). Deze standaard impliceert dat het archief wordt beschreven op meerdere niveaus, waarbij volgende vier basisregels gelden: 1. Beschrijvingen dalen af van het algemene naar het bijzondere niveau; 2. Op een bepaald beschrijvingsniveau worden enkel de gegevens relevant voor dat niveau opgegeven; 3. Elke beschrijving van een archief-bestanddeel wordt gekoppeld aan een hoger niveau; en 4. Op een hoger niveau gegeven informatie wordt niet herhaald op een lager niveau. Ook de "algemene beschrijving van het archief" (de opvolger van de klassieke inventarisinleiding) is gebaseerd op de ISAD(G)-standaard. Voor het beschrijven van een beperkt aantal archiefbestanddelen werd gewerkt met pro-memoriebeschrijvingen (blanco nummers). De redactionele en materiële vormen die binnen het Rijksarchief algemeen van toepassing zijn, werden ontleend aan COPPENS H., Archiefterminologie, Brussel, 2004.
Voor het schrijven van de ABA (algemene beschrijving van het archief) werd niet alleen gebruik gemaakt van documenten die in het bedrijfsarchief aanwezig waren, maar ook van de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad én van de mondelinge getuigenissen van de heer Aloïs Goyvaerts. Tijdens de maanden april en mei 2008 namen we in totaal vier interviews (van telkens 2 à 3 uur) van oud-gedelegeerder beheerder Goyvaerts af.
Het selecteren, beschrijven en ordenen van de archiefdocumenten en het schrijven van de ABA gebeurden door Johan Dambruyne. Voor het schonen, verpakken en etiketteren van de archiefbescheiden werd beroep gedaan op archiefmedewerker Jean-Pierre Lescroart en jobstudenten Melanie Van Clapdurp en Conny Lescroart. Aangezien de materiële toestand van het archiefbestand bevredigend was, volstond inzake materiële bewerkingen de standaardprocedure (zuurvrije mappen, dozen en etiketten). Omvangrijke mappen werden voorzien van een linnen band. Om de fotocollectie in optimale omstandigheden te bewaren, werd gebruikt gemaakt van speciaal fotoarchiefpapier en -enveloppen.
Michel Nuyttens las de tekst zorgvuldig na. Ook Chantal Vancoppenolle gaf nuttig commentaar op onderdelen van de inventaris. Het spreekt voor zich dat de enkel auteur de eindverantwoordelijkheid draagt.
| 1 | Verslag van de jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 5 april 1977. 1977. | 1 stuk | |||||||
| 2 | Verslag van de Raad van Beheer aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 5 april 1977 betreffende het boekjaar 1976. 1977. | 1 stuk | |||||||
| 3 | Dossier inzake het voorbereiden van de fusie tussen Orbis Boekhandel NV en Desclée De Brouwer Uitgevers NV door het accountantskantoor Fiduciaire Spaenjaers te Antwerpen. 1979-1980. | 1 omslag | |||||||
| 4 | Fotokopie van een akte opgesteld door notaris Hubert Verbist te Antwerpen naar aanleiding van de buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 26 juni 1980 betreffende de naamsverandering en de statutenwijziging van de naamloze vennootschap. 1980. | 1 stuk | |||||||
| 5 | Fotokopie van een brief van Karel Goyvaerts, voorzitter van de Raad van Beheer van Orbis Boekhandel NV, gericht aan de directie van uitgeverij Kluwer te Deventer betreffende het overdragen van alle aandelen die Orbis Boekhandel in Kluwer bezit. 1980. | 1 stuk | |||||||